Schluss mit „das darf ich nicht vergessen“: 4 coole Inbox-Ideen für alles, was du dir merken musst

Wohin mit all den Gedanken, Aufgaben, Ideen, Terminen, „daran muss ich unbedingt denken“-Dingen?

Eine Inbox ist einfach ein fester Ort für alles, sowohl Infos auf Papier (Notizzettelchen, Briefe…) als auch digitale Sachen wie Messenger-Verläufe, Screenshots, Mails…

Wie viele Orte fallen dir spontan ein, an denen du im Laufe eines Tages, einer Woche oder eines Monats lose Fäden einsammelst? Bei mir sind das Messenger + SMS, mein Mailprogramm, die Screenshots auf meinem Handy, der Briefkasten, mein Notizbuch, mein Hipster PDA, Zettelchen mit Arztterminen am Whiteboard, die App der Schule, der Kalender… und das war jetzt nur die spontane Aufzählung, bestimmt habe ich noch was vergessen.

Das Problem ist gar nicht nur, dass so viele verschiedene Orte dafür existieren, sondern dass du daran denken musst, auch alle regelmäßig zu checken.

Warum du eine Inbox brauchst

Informationen kommen heutzutage auf so vielen Wegen in unseren Alltag, dass das Hirn wie ein Jongleur mit lauter Bällen schauen muss, sie alle in der Luft zu halten. Während ihm ständig neue Bälle zugeworfen werden. Zumindest fühlt es sich so an, finde ich…

Und das Kurzzeitgedächtnis ist einfach kein guter Speicher. Es hat einen Grund, warum das auch Arbeitsgedächtnis heißt: es ist zum Arbeiten da. Zum Bestreiten des Alltags. Nicht dazu, sich stunden- oder tagelang an möglichst viele Dinge auf einmal zu erinnern.

Das Problem dabei ist nicht nur, sich die Informationen selbst zu merken, sondern auch noch, wo sie überhaupt sind. Klar weißt du grundsätzlich, dass da Screenshots auf deinem Handy sind, dass da ein wichtiger Zettel am Kühlschrank hängt und dass in einer WhatsApp-Nachricht von gestern irgendwas Wichtiges stand, ach ja, und auch dass du dir doch vor ein paar Tagen diese Mail weitergeleitet hattest. Aber hast du auch eine feste Routine, all diese Orte regelmäßig anzuschauen? Auch die Screenshots? Und erinnerst du dich in zwei Wochen noch daran, wo genau du dir die Geschenkidee für deine Tante notiert hattest?

Um bei dem Bild mit dem Jongleur zu bleiben: Eine Inbox ist eine Schachtel für ihn, in der er die Bälle erstmal ablegen kann.

Diese Schachtel muss nicht schön sein, die darf ruhig ein alter, vollgekritzelter Karton sein. Wichtig sind im Grunde 2 Dinge:

• Es muss so einfach wie möglich sein, etwas hineinzutun.
• Es darf nur eine einzige davon geben.

Der wichtigste Satz über eine Inbox

Der wichtigste Satz dazu lautet:

Eine Inbox ist kein Archiv.

Eine Inbox ist ein Sammelplatz. Das ist nicht dasselbe.

Der eigentliche Trick besteht nicht darin, dass sie möglichst ordentlich ist – eigentlich sogar im Gegenteil. Es geht darum, einen einzigen festen Ort zu haben und den regelmäßig wieder anzuschauen.

Denn eine Inbox, die nie geleert wird, bringt auch nichts. Stell dir vor, du würdest deinen Briefkasten einfach ein paar Monate lang ignorieren. Irgendwann ist es dann kein Briefkasten mehr, sondern einfach nur ein viel zu kleiner Papiermülleimer.

Deshalb gehört zu einer Inbox auch immer die feste Gewohnheit sie auszuwerten. Zum Beispiel jeden Abend oder auch nur 1x in der Woche oder mit einem festen Braindump-Termin im Kalender (siehe auch hier). Hauptsache es funktioniert langfristig und regelmäßig für dich und lässt sich in deinen Alltag gut integrieren.

Erst sammeln – dann entscheiden. Die Ordnung kommt erst später.

Hier sind 4 super simple, vielleicht nicht allzu fancy aber dafür funktionale Ideen für eine digitale Inbox.

Inbox-Idee 1: Messenger-Nachrichten an dich selbst

Super simpel, irgendwie unschön, dafür aber super funktional. Du guckst höchstwahrscheinlich sowieso regelmäßig in den Messenger. Du kannst dir Sprachnachrichten schicken, Fotos, Texte, alles was du willst. Und es gibt eine Suche. Den Messenger hast du immer dabei, du weißt genau wo er ist und wie du rankommst, es gibt keine Lernkurve und keine Hemmschwelle.

Das hat natürlich auch Nachteile. Die Infos sind nicht irgendwie sortiert, sondern einfach untereinander weg und außerdem kann der Chat mit den Notizen an dich selbst zwischen den anderen Chats verschwinden, so dass du ihn aus den Augen verlierst und nicht mehr dran denkst. Umso wichtiger eine Routine zum Auswerten zu haben.

Inbox-Idee 2: ein digitales Notizbuch / Notiz-App

Beispiele wären hier OneNote oder Google Notizen.

Im Gegensatz zum Messenger hast du hier den Vorteil, dass du deine Notizen auch organisieren kannst. Es gibt ebenfalls eine Suche, du kannst Dinge verschieben, sortieren, wiederfinden.

Das kann aber auch zum Problem werden: wenn dir gerade schnell was einfällt, willst du nicht erst überlegen müssen ob die Notiz nun zu diesem oder jenem Abschnitt gehört. Genau dieses Nachdenken bringt dich nur wieder aus dem eigentlichen Vorgang „schnell was festhalten“ raus und birgt die Gefahr, dass du es dann bleiben lässt und der Gedanke wieder verloren geht.

Deshalb würde ich eine Notiz-App als Inbox so simpel wie möglich verwenden, mit einem Extra-Bereich nur für die Inbox (wenn du die App sonst auch für andere Sachen verwendest). In OneNote kannst du dafür z.B. eine eigene Seite reservieren oder einfach die „schnellen Notizen“ nutzen, die automatisch für jede Notiz eine eigene Seite in einem dafür festgelegten Abschnitt anlegen. Bei den Google-Notizen landen einfach alle Notizen chronologisch untereinander.

Wichtig ist, im Moment des Aufschreibens nicht an eine Sortierung zu denken, sondern die zwei Schritte konsequent zu trennen. Das Sortieren ist dran, wenn du auswertest.

Wenn du gern Sprachnotizen aufnimmst oder möglichst schnell etwas festhalten willst, gibt es dafür in beiden Programmen nützliche Funktionen und Widgets, darüber kannst du mehr in diesem Artikel lesen: „Schnelle Notizen per Sprache: 3 Apps für Sprachnotizen und Audioaufnahmen“

Inbox-Idee 3: Emails an dich selbst

Emails liest du ja sowieso, oder? Genau das ist der große Vorteil an dieser Idee. Du musst kein neues Programm kennenlernen, keine zusätzliche App pflegen, alles landet einfach dort wo du sowieso regelmäßig vorbeischaust. Eine neue Gewohnheit (Inbox) an eine schon vorhandene Gewohnheit (Emails lesen) zu knüpfen kann ausgesprochen gut funktionieren (ganz im Sinne von „Habit Stacking – neue Gewohnheiten ohne Stress“, lies hier mehr dazu).

Das klingt natürlich erstmal ziemlich unsexy und langweilig, aber funktioniert erstaunlich gut. Du kannst dir einfach selbst eine Mail schicken, wenn dir unterwegs was einfällt. Oder du leitest eine Information weiter, um die du dich später kümmern willst.

Natürlich gilt auch hier: das Postfach ist kein Archiv. Es ist nur die Inbox. Zu einem festen Zeitpunkt musst du die Mails auswerten und entscheiden, was damit passieren soll.

Ein großer Vorteil von Mails als Inbox für alles ist, dass die meisten Apps Informationen direkt dorthin schicken müssen. Eine, bei der man dafür besonders wenig klicken muss und mit der es meines Erachtens am Unkompliziertesten geht, ist Braintoss. Die App ist extrem schlicht: einmal antippen, schon kannst du etwas diktieren / ein Foto machen / einen Text schreiben und die so gemachte Notiz landet automatisch in deinem Mail-Postfach.

Vor allem, wenn du häufig Sprachnotizen machst, solltest du dir Braintoss mal anschauen. Einen ausführlichen Vergleich zu den verschiedenen Möglichkeiten bei Sprachnotizen findest du in diesem Artikel:

Inbox-Idee 4: Braindump-Termin im digitalen Kalender

Diese Idee klingt vielleicht erstmal etwas ungewöhnlich, aber ich finde sie sehr praktisch.

Im Grunde ist ein Termin im Kalender erstmal keine Inbox, aber du kannst ihn sehr gut wie eine nutzen. Und der größte Vorteil daran ist: deine Inbox meldet sich dann von selbst bei dir und kann dir per Benachrichtigung zurufen: „Werte mich aus!“ Du musst also nicht mehr daran denken, irgendwann deine Mails, Notizen etc. durchzugehen sondern ein fester Termin erinnert dich regelmäßig daran. Und dann stehen genau diese Infos, die du auswerten musst, in dem Termin selbst.

Im Laufe des Tages kannst du hier alles Mögliche sammeln: Gedanken, Links, Einkaufslisten, Fotos, Aufgaben… und wenn der Termin sich dann meldet wertest du alles aus, leerst die Terminbeschreibung wieder und verschiebst ihn auf den nächsten passenden Zeitpunkt. Und bis dahin füllst du ihn erneut.

Dadurch ist die Inbox quasi selbst aktiv und wartet nicht nur still vor sich hin, während sie immer voller wird.

Und wann wertest du deine Inbox aus?

Wie ich nicht müde werde, immer wieder zu schreiben: die beste Inbox bringt nichts wenn sie nur ein digitaler Mülleimer wird.

Deshalb gehört zur Inbox die feste Gewohnheit, sie regelmäßig auszuwerten. Das muss nicht unbedingt täglich sein. Vielleicht reicht 2x die Woche. Oder jeden Sonntag bei der Wochenplanung. Oder einfach immer kurz reinschauen, wenn du deine Mails checkst.

Besonders einfach wird es, dran zu denken, wenn du diese Auswertung an etwas dranhängst, das du sowieso schon regelmäßig machst. Das Prinzip nennt sich „Habit Stacking“. Beispiele:

• immer nach dem zweiten Kaffee
• nach dem Abendessen
• Bei der Sonntagsplanung
• nach dem Zähneputzen
• vor dem Training am Donnerstag

Es ist wahrscheinlich gar nicht so wichtig, wie oft du deine Inbox auswertest, der Gamechanger ist die Regelmäßigkeit. Und dass du dich darauf verlassen kannst, dass du es auch tust, denn das ist der Hauptgrund, der dir mehr Raum im Kopf verschaffen kann und deinem Gehirn signalisiert, dass sich darum gekümmert wird und es erstmal loslassen kann.

Und das ist ja eigentlich das Ziel: weniger dran denken müssen, den Kopf freier haben.

Fazit

Eine gute Inbox muss

• ✅ leicht zu nutzen / zu erreichen sein
• ✅ alles aufnehmen können
• ✅ regelmäßig ausgewertet werden
• ✅ dafür sorgen, dass dein Kopf lernt, sich auf sie zu verlassen

Und das muss sie nicht:

• ❌ besonders schön oder ausgefeilt sein
• ❌ perfekt organisiert sein

Nicht mehr alles im Kopf jonglieren müssen, sondern wissen dass nichts verloren geht, dafür ist eine Inbox da.