Wann plane ich was? Der Planungs-Kalender für Alltag, Familie & Arbeit

Auch wenn du deine Termine und Aufgaben planst, hast du vielleicht trotzdem hin und wieder (oder sogar ständig) das Gefühl, im Chaos zu versinken? Oder du möchtest gern planen, weißt aber gar nicht richtig, wo du überhaupt anfangen sollst?

Wenn deine bisherige Planung für dich noch nicht so funktioniert, wie du es gern hättest und du sie verbessern möchtest, planst du vielleicht nicht alles auf der richtigen Ebene.

Viel Planung landet einfach auf derselben Ebene. Da stehen Projekte auf derselben Liste wie Aufgaben; größere Dinge, die man in diesem Monat im Blick behalten will, landen vielleicht im Tagesplaner, den man nicht mal so bezeichnen würde. Daneben ist gleich die Einkaufsliste und der Wunsch, mehr Sport zu machen, und außerdem ist ja auch noch die Planung des Sommerurlaubs fällig…

Wenn sich das wie Chaos anfühlt, dann deshalb, weil es welches ist. Genau dafür gibt es die verschiedenen Planungsebenen. Jede hat ihre eigene Aufgabe und sie greifen sehr hilfreich ineinander.

Darum gibt es verschiedene Planungsebenen

Im Alltag gibt es Aufgaben wie „Müll rausbringen“. Das ist eine schlichte, klare Aufgabe, die man mal eben schnell erledigen kann und bei der man nicht viel nachdenken muss.

Und dann schreibt man sich eine To Do-Liste und dann landen da aber auch die größeren Themen als Aufgaben neben „Müll rausbringen“ drauf, wie z.B. das oben erwähnte „Sommerurlaub planen“. Das ist nicht etwas, was man mal eben schnell erledigen kann und dabei über was ganz anderes oder auch gar nichts nachdenken kann. Das ist vielmehr ein Projekt und berührt viele andere Themen gleich mit.

Den Familienurlaub kann man nicht mal eben schnell in der Tagesplanung mitplanen. Und genauso wenig gehören die drei wichtigsten Aufgaben des Tages in die Jahresplanung.

Schauen wir uns die verschiedenen Planungsebenen und den Bereich, für den sie zuständig sind, in einer Tabelle an:

Planungsebene	Zweck
Jahresplanung	Das „Große Ganze“
Quartalsplanung	Ziele, Projekte, Schwerpunkte
Monatsplanung	Termine & Fristen
Wochenplanung	Organisation des Alltags
Tagesplanung	Umsetzung

„Tagesplanung, Wochenplanung, Monatsplanung – was brauche ich überhaupt?“ – lies hier mehr darüber, wie deine ganz persönliche Planung überhaupt aussehen könnte.

Und nun ein kurzer Überblick über die einzelnen Planungsebenen.

Die Jahresplanung: wohin geht die Reise dieses Jahr?

In die Jahresplanung gehört:

Urlaub
Ferienzeiten
große Familienereignisse
größere Projekte
persönliche Ziele

Hier geht es nicht um konkrete Aufgaben. Bereits bekannte Termine kann und sollte man natürlich eintragen. Aber hier wird noch nichts kleinschrittig oder zu konkret.

Quartalsplanung: oft unterschätzt – hier teilst du große Projekte in überschaubare Abschnitte

„Welches Quartal haben wir gerade?“ Wenn du nicht zufällig irgendwo arbeitest, wo das eine Rolle spielt, kommst du mit einem Quartal im Alltag wahrscheinlich eher selten in Berührung.

So wie mit Kalenderwochen, können viele Menschen mit einem Quartal erstmal wenig anfangen – dabei ist das genau der perfekte Zeitraum um die Jahresplanung in machbare Abschnitte zu unterteilen.

Was ist ein Quartal genau?

Ein Quartal ist ein Vierteljahr, umfasst also immer 3 Monate und ein Jahr besteht aus 4 Quartalen:

Quartal 1: Januar, Februar, März
Quartal 2: April, Mai, Juni
Quartal 3: Juli, August, September
Quartal 4: Oktober, November, Dezember

Bereits aus dieser simplen Übersicht ergeben sich manche Dinge automatisch: Wenn du dir in der Jahresplanung vorgenommen hast, den Balkon neu zu bepflanzen, wirst das vermutlich in Q2 starten.

Quartale sind eine super Möglichkeit um große Projekte machbar zu gestalten. Wenn in der Jahresplanung z.B. steht „Wohnzimmer renovieren“, dann kannst du hier aufschreiben

Q1 einen Plan machen und Sachen besorgen
Q2 an den Wochenenden umsetzen

Ebenso für andere Projekte, die sich über mehrere Quartale erstrecken wie ein Gartenprojekt oder Entrümpelung oder eine Weiterbildung.

Mehr Infos zum Thema Quartalsplanung

Ein Jahr ist lang, ein Monat ist bereits viel Alltag. Dazwischen gibt es ja noch das Quartal! Eine gute Quartalsplanung kann deine Ziele strukturieren und dich ihnen näher bringen, ohne dich zu überfordern. Lies hier mehr: „Mehr Fokus, weniger Chaos: warum eine Quartalsplanung eine kleine Geheimwaffe ist“

Die Monatsplanung: der Blick auf die nächsten Wochen

Hier erst wird es konkreter. In der Monatsplanung landen Termine mit Uhrzeiten und auch bereits konkrete Aufgaben. Beispiele:

Geburtstage
Arzttermine
Schulveranstaltungen
Fristen
spezielle Aufgaben und konkrete Projektaufgaben

Eine gute Monatsplanung kann viel Druck aus dem Alltag nehmen. Hier kannst du bereits sehen, welche Wochen schon ziemlich voll sind und was du somit lieber in eine andere Woche legen solltest.

Wochenplanung: das Herzstück der Alltagsorganisation

Die Wochenplanung ist die Planungsebene, bei der ich sagen würde: wenn du nur eine einzige Planungsebene nutzen kannst oder willst, dann nimm diese. Oder wenn du noch gar nicht weißt, wo du anfangen sollst, dann ist es hier.

In der Wochenplanung geht es darum:

Termine (inkl. Vor- und Nachbereitung)
Mahlzeitenplanung
Aufgaben verteilen (solche, die man auch dann gerade wirklich erledigen kann und die kein verstecktes Projekt sind)
Einkaufsplanung & Einkaufen
Vorbereitungen treffen

Du siehst hier also ziemlich genau, was an den einzelnen Tagen los ist, kannst aber auch den Tag davor und danach betrachten und z.B. sehen, was du für einen bestimmten Termin morgen früh heute noch rauslegen kannst. Oder wann du es zum Einkaufen schaffen wirst und wann eher nicht.

mehr zum THema Wochenplanung

Wochenrückblick: Alles ist nur noch stressig? Die eine Routine, die wirklich hilft! (mit Vorlagen)

Wochenstart am Sonntag?

Wochenplanung in 5 einfachen Schritten – den Ablauf gibt es im Artikel „Meine Wochenplanung in 5 einfachen Schritten! (+ Plan für besonders stressige Wochen)“. So vergisst du nichts und bist gut auf die Woche vorbereitet.

Die Tagesplanung: was ist heute wirklich wichtig und wie komme ich gut durch den Tag?

Spoiler schon mal: eine gute Tagesplanung ist es nicht, wenn du 37 Aufgaben aufschreibst.

Bei der Tagesplanung geht es darum, Prioritäten zu setzen. Zu tun gibt es immer mehr als genug und trotzdem bringt es keinem was, wenn du ausbrennst und immer auf Reserve läufst, also hast du gar keine andere Wahl als zu priorisieren und dafür ist die Tagesplanung da.

Hier geht es nicht darum bis Mitternacht zu versuchen alle Ziele im Blick zu behalten, sondern realistisch zu bleiben, im Moment zu leben, den Tag zu gestalten um das überhaupt zu können und nicht permanent 80 Tabs offen zu haben die alle wichtig vor sich hin blinken so dass du gar nicht weißt, wo du zuerst gucken sollst.

Top 3 der wichtigsten Aufgaben
Braindump
genug Puffer einplanen

Wann plane ich am besten?

Möglichkeit 1: am Anfang des jeweiligen Zeitraums

morgens am Tag
Montag morgen für die Woche
am Ersten des Monats für die Monatsplanung
das Quartal am 1.1., 1.4., 1.7. und 1.10.
und das Jahr am 1.1.

Der Vorteil: das ist schön einfach zu merken und fühlt sich auch gleich strukturiert an. Du kannst es kaum vergessen, denn am ersten Tag jedes Abschnitts gibt es sowieso reichlich Marker, die deutlich machen dass der Abschnitt von vorne losgegangen ist.

Der Nachteil ist, dass der neue Abschnitt (z.B. der neue Monat) auch direkt schon losgeht und du sozusagen ohne Planung in ihn „reingeworfen“ wirst.

Möglichkeit 2: am Ende eines Abschnitts für den jeweils nächsten Abschnitt

Tagesplanung am Vorabend
Wochenplanung am Sonntag
Monatsplanung am letzten Tag des Monats
Quartalsplanung jeweils am letzten Tag des Quartals
Jahresplanung im Dezember

Hier ist der Vorteil, dass du dich auch mental noch im jeweiligen Abschnitt befindest und ihn „sauberer“ abschließen kannst, also mit weniger Ballast in den nächsten Abschnitt gehen kannst.

Alles, was dir wichtig war z.B. in diesem Monat, in diesem Quartal, schwirrt immer noch in deinem Kopf herum und die Anforderungen des neuen Monats haben noch nicht begonnen. Bei der Tagesplanung ist es manchmal vielleicht nicht so einfach, weil du abends bereits müde bist. Dann kannst du zumindest einen Braindump machen und alles kurz notieren, was dir noch durch den Kopf geht und hast gleich eine bessere Basis für den Morgen.

Das bringt uns auch direkt zu Möglichkeit 3:

Möglichkeit 3: mach beides

Das ist meine Lieblingsmöglichkeit: am Ende des Abschnitts einen Braindump machen – im Sinne von „Alles aufschreiben, was mir dazu so durch den Kopf geht“, schon mal grob über den nächsten Abschnitt drüber schauen ob mir etwas besonders auffällt, worum ich mich unbedingt jetzt noch kümmern sollte – und dann die eigentliche Planung am Anfang des neuen Abschnitts machen, wenn er sich noch so schön frisch und neu und voller Möglichkeiten anfühlt. Mit den praktischen Notizen aus dem vorherigen Abschnitt im Gepäck, die man somit nicht erst mühsam aus dem Gedächtnis rauskramen muss.

Wann plane ich was: mein konkreter Vorschlag

Hier ist eine übersichtliche Tabelle mit meinem Vorschlag, wann du was planen kannst / solltest:

Zeitpunkt	Planung
Dezember	Braindump fürs nächste Jahr & grobe Vorplanung
Januar	Jahresplanung
letzte Woche des Quartals	Braindump & Überblick über das zurückliegende Quartal
1. Tag des neuen Quartals	Quartalsplanung
letztes Wochenende des Monats	Braindump
1. Tag des Monats	Monatsplanung
Wochenende	Wochen-Braindump
Sonntag	Wochenplanung
Abends	kurzer Braindump des Tages
Morgens	Tagesplanung

Das ist natürlich nur ein Vorschlag – probiere aus, was für dich selbst am besten passt. Und sei bereit, das so lange neu auszuprobieren bis es gut passt und dir auch wirklich hilft.

Fazit

Planung muss nicht kompliziert sein. Oft hilft es schon die verschiedenen Planungsebenen voneinander zu trennen und nicht alle auf dieselbe Liste zu schreiben.

Die Jahresplanung hilft dir dabei das Große Ganze im Blick zu behalten. Die Quartalsplanung sorgt dafür, dass große Projekte und Vorhaben greifbarer werden. Monats- und Wochenplanung bringen gemeinsam Struktur in den Alltag und die Tagesplanung hilft dir dabei, dich auf das zu konzentrieren was heute wirklich wichtig ist.

Es gibt natürlich nicht den einen richtigen Weg, zu planen. Manche planen lieber am Ende eines Zeitabschnitts, andere am Anfang. Wichtig ist vor allem eins: dass dein System zu deinem Alltag passt und dir hilft anstatt zusätzlichen Druck zu erzeugen.

Probiere verschiedene Möglichkeiten aus, passe sie an deine Erfordernisse und Bedürfnisse an und erlaube dir, Dinge zu ändern, wenn sie nicht (mehr) funktionieren. Gute Planung ist kein starres Regelwerk (es sei denn natürlich, genau das ist es, was dir hilft). Gute Planung ist ein Werkzeug, das dich unterstützt.

Das passende Sortierchen-Werkzeug für jede Planungsebene:

⚓ Tagesplaner

⚓ Wochenplanung

Wann plane ich was? Der Planungs-Kalender für Alltag, Familie & Arbeit

Darum gibt es verschiedene Planungsebenen

Die Jahresplanung: wohin geht die Reise dieses Jahr?