Der Braindump-Termin für deinen digitalen Kalender

„Aufschreiben, sonst vergesse ich es!“ Okay, aber wo?

Wenn du dir alles aufschreibst, aber dann 12 Zettelchen und 2 Notizbücher herumfliegen, von denen du mindestens die Hälfte frühestens in ein paar Wochen wieder anschaust (oder ein, zwei Zettelchen gar nicht erst wiederfindest) ist das zwar gut gedacht, aber bringt nicht den gewünschten Effekt.

Der gewünschte Effekt ist nämlich: die Infos nicht mehr im Kopf halten zu müssen.

Warum dein Kopf mit „Infos festhalten“ überfordert ist

Das Kurzzeit- bzw. Arbeitsgedächtnis ist – das steckt ja schon im Namen drin – kein Speicher. Es ist nicht dafür gemacht Dinge langfristig festzuhalten. Es ist dazu da, um handeln zu können und dafür Informationen nur kurz zwischenzuparken. Genau so lange, bis du Stift & Papier gefunden hast (oder eine andere Möglichkeit die Info loszuwerden) und dann möchte es eigentlich weitermachen mit deinem Alltag.

Wenn es aber den ganzen Tag 1.000 Infos jonglieren muss, macht es auch genau das: es speichert nicht, es jongliert. Es ist ein Artist und kein Bibliothekar.

Und alle Info-Bälle, die du ihm gibst, muss dieser Artist die ganze Zeit in der Luft halten. Denn wenn sie ihm runterfallen, sind sie weg, sie rollen unter eine Kommode oder einfach zur Tür raus und das wars. Die kann der Artist nicht wieder einsammeln, der muss ja noch die ganzen anderen Sachen jonglieren.

Die Lösung für den Artisten: ein externer Lagerplatz

Du kannst deinem Artisten helfen, indem du ihm einen Ort gibst, an dem er die Bälle ablegen kann. Das kann ein Notizblock sein, ein Notizbuch oder, und um diese Idee geht es hier, ein Braindump-Termin in deinem digitalen Kalender.

Was ist ein Braindump-Termin?

Ein Braindump-Termin ist ein fester Termin in deinem Kalender, z.B. im Google-Kalender. Du legst ihn auf eine Uhrzeit, zu der du realistisch einen kurzen Moment Luft hast, um ihn auszuwerten.

Zum Beispiel: 18 Uhr an jedem Tag. Oder wann immer es bei dir gut in den Tagesablauf passt.

Wichtig: diesen Termin legst du nur 1x an, nicht als Serientermin. Gib ihm einen Namen, der dich anspricht, am besten in Großbuchstaben: „BRAINDUMP“ oder „WERTE MICH AUS!“ oder „HIER SIND INFOS FÜR DICH!“ und setze eine Erinnerung, z.B. 10 Minuten vorher.

Wie du den Termin nutzt

Dieser Termin wird nun dein zentraler Sammelort. Im Laufe des Tages trägst du dort alles ein was dein Kopf sonst festhalten müsste.

In die Beschreibung des Termins kannst du reinschreiben:

• Gedanken
• To Dos
• Einkaufslisten
• Ideen (z.B. für Geschenke)
• Erinnerungen

Und das Beste ist, du kannst auch Links, Fotos und Dokumente anhängen. Zum Beispiel siehst du irgendwo ein Plakat das du dir merken willst – du machst ein Foto davon – du hängst das Foto an den Braindump-Termin. Dann versauert es nicht im Handy sondern ist an einem Ort wo du es später wiederfindest.

Ein paar Beispiele, wie die Beschreibung des Termins aussehen kann:

• „Sind die Sportschuhe zu klein? Checken“
• „Geodreieck suchen oder neu kaufen“
• „Wasserhahn-Problem an den Vermieter melden“
• „Ostern besprechen“
• „Einkaufen: Margarine Brot Feta Mais Toilettenpapier“
• „Geschenkidee Katrin: Tischdecke“

Du musst an der Stelle nicht ordentlich sein und nicht priorisieren, einfach nur reinschreiben ohne nachzudenken. Oder noch praktischer: du nutzt die Diktierfunktion deiner Tastatur.

Und nun der wichtigste Teil!

Der Termin meldet sich dann irgendwann bei dir: „Hey, wir haben ein Date!“ Und dann ist der Moment gekommen, wo du die Infos verarbeitest: Termine in den Kalender eintragen, Aufgaben auf deine To Do Liste packen oder weiterleiten, Dinge entscheiden.

Hier passiert die eigentliche Entlastung. Und das Wichtigste ist: du darfst diesen Termin nicht ignorieren.

Es wird natürlich Tage geben, wo es nicht passt. Da bist du unterwegs oder einfach zu kaputt. Dann darfst du den Termin trotzdem nicht einfach wegdrücken und ignorieren, sondern du musst ihn verschieben. Auf einen Tag und eine Uhrzeit, bei der du davon ausgehst dass du dann Zeit dafür hast. Das ist entscheidend.

Nach dem Auswerten

Wenn du alles, was im Termin steht, durchgegangen bist:

• Lösche das, was erledigt oder anderswo eingepflegt ist
• Lass das drin, was du noch nicht geschafft hast
• Verschiebe den Termin auf den nächsten passenden Zeitpunkt und befülle ihn bis dahin weiter

Noch ein Vorteil: gemeinsame Nutzung

Ein riesiger Vorteil dieses digitalen Braindump-Termins ist der hier: du kannst den Termin teilen! Mit deinem Partner, mit der Familie, mit Haushaltsmitgliedern. Alle können Dinge eintragen und ihr könnt den Termin später gemeinsam durchgehen und alles besprechen. Dazu musst du nicht den gesamten Kalender teilen, denn in den meisten Mailprogrammen lassen sich auch nur einzelne Termine teilen.

Wenn das gut funktioniert: Erweiterung zum Wochen- oder Monats-Braindump

Wenn dir der tägliche (oder 2-3-tägliche) Braindump-Termin hilft, kannst du das Prinzip auch erweitern: auf einen Wochen- oder Monatsbraindump.

Was daran, abgesehen von der Entlastung deines Arbeitsgedächtnisses auch noch hilfreich ist: du nimmst dir hier bereits bewusst einen festen Zeitpunkt für die Planung. Das entlastet ungemein, weil das sehr viel von dem „Ich müsste eigentlich noch…“-Hintergrundrauschen im Kopf wegnimmt. Du musst dir das nicht alles merken, du kümmerst dich zu einem späteren Zeitpunkt darum.

Und dieses „später“ ist eben nicht vage, sondern das hat einen festen Platz in deinem Kalender.

Mini-Anleitung zum Start

Probier es einfach mal aus:

1. Erstelle einen Termin „BRAINDUMP“ in deinem Kalender
2. Setze ihn für heute oder morgen abend auf eine Uhrzeit, die dir gut passt
3. Trage im Laufe des Tages alles ein, was dir so einfällt und hänge Fotos an
4. Wenn der Termin sich dann meldet, machst du dir einen Tee (oder was du sonst gern trinkst) und wertest ihn aus

Fazit

Das Beste daran finde ich u.a., dass du einfach ein Tool nutzt, das du eh schon hast: deinen digitalen Kalender. Das ist nicht besonders fancy, natürlich, aber gerade das macht es auch gut. Es ist nicht kompliziert. Aber es kann ziemlich wirkungsvoll sein.

Bildquellen

„Field Notes“: Foto von Kolby Milton auf Unsplash

Kaffe & Notizbücher: Foto von David Iskander auf Unsplash

Rosa Bälle: Foto von Zachary Kadolph auf Unsplash