Jeder hat einen Kalender auf dem Smartphone – trotzdem sind die Buchhandlungen voll mit Papierkalendern. Was ist besser? Muss es überhaupt ein Entweder-Oder sein? Oder kann auch beides nebeneinander friedlich Co-existieren, ohne dass man durcheinanderkommt? Wie du deinen digitalen Kalender mit einem Papierkalender kombinieren kannst, indem du ein paar wenige Regeln und Routinen beachtest.
Entweder, oder? Oder „und“?
Eins vorweg: ich bin gegen das Entweder-Oder. Ich bin für UND. Ich liebe Papier, den Geruch eines neuen Kalenders, ihn in der Hand zu halten, die ersten Daten reinzuschreiben. Gleichzeitig kann ich nicht mehr ohne den digitalen Kalender auskommen, vor allem, weil wir ihn in unserer Patchwork-Familie mit mehreren Leuten nutzen und die gesamte Planung im Eimer wäre ohne ihn. Oder zumindest deutlich schwieriger.
Für mich ist es also selbstverständlich, dass ich beides nutze.
Beim digitalen Kalender ist das natürlich überhaupt kein Problem. Was ich auf dem Handy eintrage, finde ich quasi sofort auch auf dem Tablet oder dem PC. Und auch die anderen können es sofort sehen.
Im Papierkalender landet aber nichts davon automatisch. Und was ich da reinschreibe, kann auch niemand sonst auf Anhieb sehen.
Heißt das nun, dass ich die ganze Zeit am Abschreiben bin? Mühsam per Hand alles synchronisieren muss?
Das kann nicht der Sinn eines Kalenders sein.
Was, wenn ich z.B. einen Arzttermin in meinen Papierkalender eintrage, weil ich den gerade zur Hand habe, das Handy aber nicht? Später werde ich doch sowieso vergessen, den auch noch in den digitalen Kalender zu übertragen. Und dann schaue ich womöglich aber nur in Letzteren hinein und verpasse demnach den Termin? Irgendwie klingt das so doch alles doof… und nach mehr Arbeit als Hilfe.
Digital unschlagbar, in Papierform unersetzlich
Ich mag Papier. Das ist eigentlich eine Untertreibung. Im Grunde liebe ich Papier sogar. Wie es sich anfühlt, wie es aussieht, wie es ist, darauf zu schreiben.
Dabei hat ein digitaler Kalender natürlich viele unschlagbare Vorteile.
Digitale Kalender lassen sich leicht synchronisieren.
Oder besser gesagt: man muss gar nichts weiter tun, damit überall dieselben Infos stehen – außer es einmal vernünftig einzurichten. An allen Geräten und bei allen Leuten, die den Kalender nutzen, steht quasi sofort dasselbe, ohne dass man etwas dafür tun müsste (Internetverbindung vorausgesetzt).
Das ließe sich in Papierform zwar auch abbilden, wäre aber echt umständlich – z.B. müsste man immer ein Foto machen, auf dem man Änderungen dann vielleicht nicht sofort erkennen kann…
Digitale Kalender lassen sich gemeinsam mit anderen nutzen.
Das gilt zwar auch für Papierkalender. Aber wie bei der Synchronisation ist es nicht so einfach. Wenn man sich immer im selben Raum aufhält, z.B. bei einem Küchenkalender, dann ist die Nutzung gemeinsam mit anderen auch relativ einfach. Aber sobald beide (oder noch mehr Leute) unterwegs sind, wird es schwierig.
Will man also – oder muss – Termine mit anderen koordinieren, ohne sich andauernd groß absprechen zu müssen, gibt es zu einem digitalen Kalender nicht wirklich eine Alternative – außer, man würde in Kauf nehmen, dass viel Zeit für Kommunikation und Planung draufgeht, die man anderswo besser einsetzen könnte.
Digitale Kalender haben eine Suchfunktion.
Auch wenn ich es liebe, in meinem Papierkalender zu blättern – wenn ich schnell mal was finden muss, ist eine Suchfunktion besser. Auch hier wieder: der Faktor Zeit.
Dreht sich also alles nur um das Einsparen von Zeit?
Ich würde eher sagen, es dreht sich um das bewusste Einsparen von Zeit.
Zwei Beispiele:
Wenn ich in meiner Patchwork-Familie über Termine wie Ferienplanung, die nächsten Wochenenden etc. spreche, dann will ich – und wollen auch die anderen beteiligten Personen – das nicht immer und immer wieder tun müssen. Wir machen zu den jeweiligen Zeiträumen ein Planungsgespräch, die Absprachen landen im Kalender, und dann war es das. Wenn sich etwas ändert, spricht man das kurz ab und ändert es ebenfalls im Kalender – und wenn man das später nachschauen will, weil die Absprache z.B. nur kurz in der 5-Minuten-Pause stattgefunden hat und man sich nicht mehr so genau daran erinnert, ist alles im Kalender. Ich muss keine Notizen suchen und nicht dran denken.
Beim zweiten Beispiel spare ich bewusst keine Zeit ein. Wenn ich erst mal nur für mich die Jahres- oder Ferienplanung mache. Oder die Wochenplanung. Oder meine Quartalsziele. Dann geht dabei für mich nichts über das Aufschreiben auf Papier. Am besten mit verschiedenen Stiften, Pfeilen, Kreisen… In einem digitalen Kalender kann ich lange nicht so gut planen wie in meinem Papierkalender. Es ist etwas völlig anderes, wenn ich meinen Urlaub auf einem Blatt Papier mit einem Textmarker anstreiche, als wenn ich einfach in einer App einen Datensatz anlege. Vielleicht bin ich da ja komisch – aber ich glaube, die vielen Papierkalender im Buchladen sagen aus, dass ich damit nicht alleine bin.
Der Zeitraum wird für mich greifbarer, wenn ich ihn auf Papier ausfülle.
Kompromiss: digitale Kalender mit Stift führen?
Nun gibt es mittlerweile auch sehr gute Zwischenlösungen – im Wesentlichen handelt es sich dabei um die Nutzung eines Tablets mit einem Eingabestift.
Nicht jedes Tablet ist für diese Nutzung geeignet. Ein normales günstiges Tablet um die 200 Euro, das man sich zum surfen, spielen und ab und zu einen Film darauf schauen kauft, wird sich dafür eher nicht eignen.
Ich habe z.B. ein Wacom-Grafiktablet und darauf schreibt es sich (abgesehen von der Haptik) wie auf Papier: Ich kann den Handballen auflegen, das wird vom Tablet ignoriert, und mit dem Stift drauflos schreiben. Drücke ich stärker auf, wird auch der Strich stärker, drücke ich weniger auf, wird er feiner usw., wie mit einem richtigen Stift eben.
Für Notizen mag das eine sehr gute Alternative sein – oder anders gesagt, der perfekte Kompromiss zwischen zwei Welten.
Aber für einen Kalender gilt das mMn nicht. Hier geht es ja nicht nur um die Haptik, sondern auch darum, dass es eben ein echter digitaler Kalender ist mit allen dazugehörigen Funktionen. Dann muss ich aber auch Erinnerungen einstellen, den richtigen Kalender auswählen, eine Uhrzeit festlegen usw., und ob ich das nun mit einer Maus oder mit einem Stift anklicke, ist dabei ziemlich dasselbe. In meinen Google-Kalender z.B. kann ich keine Termine handschriftlich machen. Nutze ich aber eine Notiz-App wie Goodnotes oder OneNote, kann ich keine Erinnerungen, wiederkehrenden Termine usw. einstellen.
Digitalen Kalender mit einem Papierkalender kombinieren – wie ich das mache
Du hast diesen Beitrag wahrscheinlich deshalb gelesen, weil du auch nicht ganz ohne Papierkalender auskommen kannst oder willst – wie ich.
Deshalb stelle ich dir hier meine mögliche Lösung für das „Dilemma“ vor, mit der du das Beste aus beiden Welten – digitaler Kalender mit allen praktischen Funktionen sowie Papierkalender mit der wunderbaren Haptik und der besseren Überesichtlichkeit – vereinen kannst.
Ich habe 5 Kalender und komme trotzdem nicht durcheinander
Ich habe insgesamt 5 Kalender (und das klingt jetzt erst mal wild), und trotzdem ist das kein Chaos – im Gegenteil, es bringt Ordnung ins Chaos.
4 dieser Kalender sind digital.
Egal, was du für eine digitale Lösung nutzt, dort kannst du praktisch immer mehrere Kalender anlegen. In meinem Beispiel ist es der Google-Kalender. Die unterschiedlichen Kalender kommen dadurch zustande, dass verschiedene Leute Zugriff darauf haben bzw. ihn auch nutzen.
Kalender 1: nur für mich sichtbar.
Kalender 2: für mich und meine Familie sichtbar.
Kalender 3: für mich und meine Familie und die nicht im Haushalt wohnenden Anteile der Patchwork-Familie sichtbar.
Kalender 4: für mich und meine Arbeitskollegen sichtbar.
(Kalender 5 ist dann eben der Papierkalender.)
In all diesen 4 digitalen Kalendern kann ich Erinnerungen einstellen, die Termine automatisch wiederholen lassen, einen Ort eintragen (den ich dann mit nur einem Klick in Google Maps habe), PDFs anhängen, Notizen eintragen… Also alle Vorteile voll ausnutzen, die ein digitaler Kalender eben so bietet.
Der wichtige Punkt ist natürlich, dass ich bei jedem Termin darauf achten muss, ihn in den richtigen Kalender einzutragen. Meine Kollegen müssen ja nicht wissen, wann ich einen bestimmten Arzttermin habe.
Deshalb ist als Standard-Kalender Kalender 1 eingerichtet, und den sehe nur ich. Wenn ich mal nicht dran denke, das zu ändern, sieht es eben gar keiner außer mir. Ist zwar manchmal doof, aber besser als andersherum.
Man gewöhnt sich aber schnell daran – nach einer gewissen Trainingszeit – dass man bei jedem Termin zusätzlich kurz die eine Sekunde überlegt und dann im Dropdown-Menü auswählt, in welchen Kalender ein Termin jetzt gehört. Da das jedesmal eine bewusste Entscheidung und ein bewusster Klick ist, passiert es mir sehr selten, dass mal ein Termin im falschen Kalender landet.
Dein „Master“-Kalender
So, warum schwafle ich jetzt so lang und breit über meine ganzen digitalen Kalender?
Weil ich damit zeigen will, dass dieser Kalender (ich fasse mal alle meine digitalen Kalender unter „der eine digitale Kalender“ zusammen – denn auch wenn es 4 verschiedene sind, werden sie ja alle zusammen in einer einzigen App angezeigt und lassen sich anhand der Farben unterscheiden) der Wichtigste ist. Der digitale Kalender ist immer der aktuellste Kalender.
Das ist der Kalender, über den du dir die meisten Gedanken machen solltest. Hier sollte alles Hand und Fuß haben und gut geplant sein.
Auch wenn du z.B. keinen Kalender gemeinsam mit anderen nutzt, kann eine Aufteilung auf mehrere digitale Kalender Sinn machen.
Ein Beispiel: Arbeits- und Privattermine trennen. Im Urlaub kannst du den Arbeitskalender einfach ausblenden.
Egal wie du deinen digitalen Kalender letzten Endes aufteilst oder auch nicht, eins ist wichtig: das sollte der „richtige“ Kalender sein. Heißt: die Termine hier sind verlässlich. Wenn es einen Termin gibt, dann muss er hier rein.
Findest du mal einen Termin in deinem Papierkalender nicht – dazu kommen wir gleich -, dann musst du ganz sicher sein können: im digitalen Kalender steht er drin.
Der Papierkalender kann nicht der Master-Kalender sein, weil er dafür zu wenig Funktionen hat.
Wozu dann überhaupt noch der Papierkalender?
Na ja – du würdest, wie gesagt, diesen Beitrag nicht lesen, wenn du nicht doch lieber einen Papierkalender hättest, hätte er nur dieselben Funktionen wie der digitale…
Aber das muss er gar nicht, um toll zu sein. Überhaupt nicht! Denn genau dafür hast du ja den digitalen.
Mal ehrlich, wie lange dauert es schon, einen Termin in so einen digitalen Kalender einzutragen? (Vorausgesetzt natürlich, man hat alles eingerichtet und schon geübt.) Ein paar Sekunden? Diese paar Sekunden jedesmal holt man dadurch wieder rein, dass man praktisch keine Termine mehr vergisst oder verplant.
Ein Papierkalender hat aber noch mehr Vorteile als nur Haptik, Gewohnheit oder Optik.
Hurra, ich habe einen persönlichen Assistenten!
Ich mag digitale Kalender optisch nicht. Ich finde sie nicht so wirklich übersichtlich. Aber wie bereits festgestellt, sind die Funktionen einfach zu mächtig um sie nicht zu nutzen.
Deshalb betrachte ich meinen digitalen Kalender mittlerweile als meinen persönlichen Assistenten.
Der hält alle Infos für mich bereit, die ich für meine Planung brauche.
Und diese Planung mache ich nicht in meinem digitalen Kalender – sondern im Papierkalender. Dafür ist der wiederum unschlagbar: um darin zu planen.
Einmal in der Woche setze ich mich hin für eine Wochenplanung. Ich konsultiere meinen Assistenten – „Was steht denn diese Woche eigentlich alles an?“
Der tägliche Kalender ist mein Papierkalender
Nun sollte man meinen, dass ich mein Handy ja sowieso immer dabei habe und deshalb den digitalen Kalender täglich konsultieren würde – das tue ich aber nicht. Denn genau dafür habe ich jetzt den Papierkalender.
Wann war nochmal dieser Termin – und musste ich da nicht irgendwas mitnehmen? Papierkalender.
Arzttermin nächte Woche? Digitaler Kalender.
Was gibt es zu essen? Das erzählt mir der Papierkalender.
Die Wochenübersicht auf Papier finde ich viel übersichtlicher – warum, weiß ich nicht, so funktioniert mein Hirn wohl einfach.
Auch To Dos notiere ich im Papierkalender und hake sie dann dort ab. Wenn ich wissen will, was heute noch wichtig ist, schaue ich dort nach. Deshalb ist die Wochenplanung so wichtig. Und so viele feste Termine sind es auch wieder nicht, die ich übertragen muss. Wenn ich nicht viel schreiben möchte, reicht eine knappe Uhrzeit mit einem Stichpunkt – falls ich doch nicht mehr wissen sollte, was das heißt, kann ich ja immer noch digital nachgucken.
Hinzu kommt, dass ich durch das Abschreiben einen ganz anderen Bezug zu den Terminen kriege. Sie werden irgendwie greifbarer. Durch das Aufschreiben selbst – dabei bewege ich mich ja, zumindest Arm und Hand – wird das Gehirn aktiver. Das denke ich mir nicht aus, dazu gibt es sogar Studien, die das nachgewiesen haben, diese hier z.B. Das ist also keine lästige Strafarbeit, sonder das ist für mich die eigentliche Planung. Ich starre nicht nur Worte auf einem Bildschirm an, sondern ich kriege eine Vorstellung von meiner Woche, vom Ablauf und wie das alles zusammenhängt. Wo kann ich Termine verbinden, Wege sparen, noch was anderes erledigen…
Noch mehr wissenschaftlichen Hintergrund gefällig? Es gibt auch noch den sogenannten Generation Effect (hat nichts mit Generationen zu tun, sondern mit „generieren“). Der besagt, dass man sich viel besser an Dinge erinnern kann, die man selbst erzeugt hat, anstatt sie einfach nur abzulesen. Das habe ich schon früher in der Schule genutzt, wenn ich (leider zu selten, geb ich zu) für Klausuren gelernt habe, und das mache ich auch heute noch so, wenn ich etwas über ein Thema vertiefender lernen will: ich nehme mir ein Notizbuch und schreibe mir auf, was ich verstanden zu haben glaube. Dadurch wird es realer und bleibt besser im Kopf.
Und so ist es eben auch mit dem simplen Aufschreiben von ein paar Terminen auf Papier.
Diese Routinen brauchst du, um einen digitalen Kalender mit einem Papierkalender kombinieren zu können
Hier sind noch einmal alle Routinen zusammengefasst, mit denen die Zusammenarbeit zwischen beiden Systemen gut klappt.
Jeder Termin wird immer (!) direkt in den digitalen Kalender eingetragen.
Das gilt auch dann, wenn du eigentlich gerade keine Zeit hast.
Wenn du gerade wirklich gar keine Zeit hast, mache einen Termin am heutigen Tag, dann musst du nicht lange nach dem Tag suchen an dem du eigentlich etwas eintragen willst; in einer Stunde z.B., und klicke nur schnell das Mikrofon auf der Handytastatur an, um ein, zwei Stichpunkte (Uhrzeit und ein Wort dazu) zu notieren. Später bekommst du dann eine Push-Nachricht für diesen Termin und trägst ihn richtig ein. Gerade, wenn man etwas mit einer Wiederholung, einer speziellen Benachrichtigung o.ä. eintragen will, kann das mal nötig sein.
Wie auch immer du es gestaltest, gewöhne dir jedenfalls an, dass das Eintragen eines Termins genauso wichtig ist, wie das Eis wieder in den Tiefkühlschrank zu stellen. Das lässt sich nicht aufschieben! Es schmilzt sonst, und dann kannst du es wegschmeißen.
Setze dir einen Termin für die Wochenplanung.
Vielleicht Sonntag mittag. Oder Montag morgen beim ersten Kaffee. Oder Freitag Abend. Egal, so lange es für dich funktioniert und jede Woche stattfindet.
Bei dieser Wochenplanung konsultierst du nun deinen digitalen Kalender. Da du in diesen immer brav alle Termine schnell eingetragen hast, sind erstens alle vorhanden und zweitens hast du sie vielleicht zum Teil, weil du es nur schnell nebenbei gemacht hast, schon wieder vergessen. Aber da sind sie ja zum Glück.
Nun überträgst du die Wichtigsten davon in deinen Papierkalender und planst deine Woche. Am Freitag bist du um 19 Uhr auf einen Geburtstag eingeladen? Dann musst du vielleicht noch ein Geschenk besorgen. Welcher Tag sieht noch schön leer aus, wo hast du dafür Zeit? Genau solche DInge kann ich jetzt viel besser auf Papier planen.
„Leere“ den Papierkalender jeden Abend.
Manchmal passiert es eben doch: ein Termin landet erstmal nur im Papierkalender. Einfach, weil man den gerade aufgeschlagen hatte, als es einem eingefallen ist und das Handy im anderen Zimmer lag. Oder weil der Arzt angerufen hat und einen Termin verschieben wollte, und dann hatte man ja das Handy gerade am Ohr und dafür einen Stift in der Hand.
Das passiert im Alltag halt mal. Wenn du dir jeden Abend die paar Sekunden nimmst und das checkst – und die Sachen dann in den digitalen Kalender überträgst – macht das ja auch nichts.
Wenn du den Papierkalender nicht mitnimmst, mach ein Foto von der aktuellen Woche.
Das Handy hat man quasi eh immer dabei. Mein Papierkalender ist im A5-Format – den nehme ich meistens mit, aber nicht immer. Das ist wahrscheinlich was anderes, wenn man einen im A6 (also Pocket)-Format führt, aber der wiederum ist mir zu klein zum Planen.
Ein Foto von der aktuellen Woche ist mit dem Smartphone schnell gemacht und dann hast du alles, was im Papierkalender steht, für die Woche trotzdem dabei. Ich klebe z.B. gerne Klebezettelchen rein mit Extra-Infos zu Themen oder Überlegungen.
Im Grunde kann ich sogar empfehlen, dieses Foto auch auf Verdacht direkt nach der Wochenplanung zu machen.
Fazit
Eine Kombi aus digitalem Kalender und Papierkalender ist ein starkes Werkzeug für deine Selbstorganisation – wenn du ein paar wichtige Routinen beachtest. Dann sind sie aus meiner Sicht gemeinsam sogar stärker als ein System allein.
Oft wird größerer Aufwand als Argument gegen eine solche Kombi genannt, aber das sehe ich komplett anders. Gerade durch die Synchronisation (die nicht mal zu 100% erfolgen muss) habe ich meine Termine viel besser im Blick und denke eher an Dinge, die mit einem Termin zusammenhängen und vielleicht schon Tage vorher erledigt sein sollten o.ä.
Die bewusste gleichzeitige Nutzung beider Systeme kann gut die Disziplin im Umgang damit erhöhen, wenn man sich vorher ein paar Gedanken zum Gesamtsystem macht – und das wiederum führt zu besserer Planung und nicht zu mehr Aufwand.
Beide Systeme haben schließlich richtig gute Vorteile – warum sollte man sie also nicht alle nutzen!
Bildquellen
Illustration Frau am Kalender: Image by freepik
Wochenplanung: Image by freepik
Geschmolzenes Eis: Image by freepik
Laptop mit Kalender: Image by rawpixel.com on Freepik
