Tagesplanung, Wochenplanung, Monatsplanung – was brauche ich überhaupt?
Je nachdem, wie viele Termine und Aufgaben du dir jeden Tag notieren musst, kann das eine oder das andere ausreichen.
So findest du heraus, welche Zeiteinheit dir am meisten hilft.
Der wichtigste Tipp gleich vorweg: es ist absolut sinnvoll, auch mal zu wechseln. Es gibt Wochen, wo du von einem Tagesplaner profitierst, aber auch welche, in denen das überhaupt nicht nötig ist. Halte dein System möglichst modular. Dann kannst du es an deinen Alltag anpassen, anstatt deinen Alltag an dein Planungssystem anzupassen.
Jahresplanung? Quartalsplanung? Wochenplanung? Im Artikel „Wann plane ich was? Der Planungs-Kalender für Alltag, Familie & Arbeit“ schauen wir uns an, welche Planungsintervalle es überhaupt gibt und wofür sie jeweils zuständig sind.
In diesem Artikel geht es um eine andere Frage: Welche von diesen Planungsintervallen brauchst du eigentlich wirklich, und welche können dir am besten helfen?
Mehr Planung ist nicht automatisch besser
Klar könnte ich hier jetzt lange argumentieren, dass Jahresplanung, Quartalsplanung, Monatsplanung, Wochenplanung und Tagesplanung sich gegenseitig toll ergänzen und zusammen am besten funktionieren. Da ist auch sehr viel Wahres dran.
Aber dann ist da eben auch noch der Alltag.
Es ist stressig. Du hast die Wahl, ob du dich endlich mal entspannst oder ob du noch schnell die Monatsplanung machen sollst. Letzten Monat hast du sie ja auch schon ausgelassen. Aber da hast du ja trotzdem keinen Termin vergessen, also geht es vielleicht auch ohne?
Wenn du merkst dass du ständig versuchst alle Planungsebenen gleichzeitig zu nutzen und dabei immer wieder scheiterst, dann versuche vielleicht erst einmal das Gegenteil: nutze weniger. Stelle erst die Planungsebenen auf ein stabiles Fundament, die dir leichtfallen und wirklich helfen. Die du quasi automatisch machen kannst.
Zwei Arten von Planung
Grundsätzlich lassen sich die Planungsebenen in zwei Gruppen einteilen.
Planung für den Überblick
- Jahresplanung
- Quartalsplanung
- Monatsplanung
Diese Ebenen helfen dir, das große Ganze im Blick zu behalten.
Planung für den Alltag
- Monatsplanung
- Wochenplanung
- Tagesplanung
Diese Ebenen helfen dir dabei, aus dem großen Ganzen Termine und Aufgaben zu machen und tatsächlich umzusetzen.
Warum die Monatsplanung in beiden Listen auftaucht, erfährst du weiter unten.
Die Wochenplanung ist das Herzstück
Wenn ich jemandem nur eine einzige Planungsebene empfehlen dürfte, dann wäre das wohl die Wochenplanung.
Eine Woche bildet den Alltag sehr gut ab. Du kannst einzelne Tage planen, hast aber trotzdem noch einen Überblick über den nächsten Tag, übermorgen und das Wochenende.
Wochenplanung in 5 einfachen Schritten – den Ablauf gibt es im Artikel „Meine Wochenplanung in 5 einfachen Schritten! (+ Plan für besonders stressige Wochen)“. So vergisst du nichts und bist gut auf die Woche vorbereitet.
Viele Probleme lassen sich bereits durch eine gute Wochenplanung lösen:
- Termine gehen seltener unter
- Mahlzeiten und Einkäufe lassen sich besser planen
- Aufgaben lassen sich realistischer und einigermaßen im Einklang mit den Terminen verteilen
Für viele Menschen ist eine Wochenplanung wahrscheinlich schon ausreichend.
Wann hilft zusätzlich eine Tagesplanung?
Eine Tagesplanung wird dann interessant für dich, wenn deine Tage unübersichtlich geworden sind. Typische Anzeichen:
- sehr viele Aufgaben
- wechselnde Prioritäten
- hoher Stress
- viele Rollen gleichzeitig
- häufig das Gefühl dass du nicht weißt wo du anfangen sollst
Man könnte sagen: Die Wochenplanung ist Terminplanung und Aufgabenplanung mit Rücksicht auf Termine.
Die Tagesplanung ist Prioritätenplanung.
Wann lohnt sich eine Monatsplanung?
Eine Monatsplanung wird dann besonders sinnvoll, wenn du viele Termine koordinieren musst. Zum Beispiel wenn:
- Kinder in Schule oder Kindergarten sind
- Vereinsaktivitäten dazukommen
- viele Fristen eingehalten werden müssen
- mehrere Personen aufeinander abgestimmt werden müssen
Über die Monatsplanung kann man sagen: sie ist weniger Aufgabenplanung als Terminplanung. Sie hilft dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen, bevor eine Woche überhaupt beginnt.
Aber die Monatsplanung hat noch eine zweite wichtige Aufgabe, deswegen steht sie oben auch sowohl bei der Übersichts- als auch bei der Alltagsplanung.
Sie markiert nämlich den Übergang von den größeren Zielen in die konkrete Umsetzung.
Vielleicht hast du dir in deiner Jahresplanung vorgenommen mehr Sport zu machen. Oder in der Quartalsplanung beschlossen, dein Arbeitszimmer neu zu gestalten und zu organisieren. Solche Vorhaben sind oft zu groß für eine einzelne Woche.
In der Monatsplanung kannst du nun prüfen, wo dafür überhaupt Platz ist. Welche Wochen sind schon ganz schön voll? Wo sind freie Wochenenden? Wann wäre ein guter Zeitpunkt um das Projekt „Arbeitszimmer“ zu beginnen?
Die Monatsplanung verbindet damit das große Ganze mit dem Alltag. Sie hilft nicht nur dabei Termine zu koordinieren, sondern auch dabei, wichtige und/oder längerfristige Dinge bewusst einzuplanen, bevor sich die Wochen ganz von selbst füllen.
Und wann lohnt sich eine Quartalsplanung?
Die Quartalsplanung ist wahrscheinlich die am meisten unterschätzte Planungsebene. Sie wird dann interessant, wenn du das Gefühl hast, nur noch durch den Alltag zu hetzen. Wenn ständig eigentlich wichtige Dinge verschoben werden:
- ein Hobby
- mehr Bewegung
- ein größeres Herzensprojekt
- die Wohnung verschönern
- endlich mal wieder Zeit für dich schaffen
Ein Jahr ist lang, ein Monat ist bereits viel Alltag. Dazwischen gibt es ja noch das Quartal! Eine gute Quartalsplanung kann deine Ziele strukturieren und dich ihnen näher bringen, ohne dich zu überfordern. Lies hier mehr: „Mehr Fokus, weniger Chaos: warum eine Quartalsplanung eine kleine Geheimwaffe ist“
Die Quartalsplanung bildet die Brücke zwischen Jahreszielen und der Monatsplanung. Hier darfst du auch noch etwas träumen und Ideen sammeln. Gleichzeitig kannst du hier vage formulierte Wünsche in konkrete Vorhaben für die nächsten 3 Monate umwandeln.
Während die Jahresplanung eher die Frage stellt „Was ist mir wichtig“ fragt die Quartalsplanung „Worauf möchte ich mich die nächsten 3 Monate konzentrieren?“
Was ist mit der Jahresplanung?
Die Jahresplanung lohnt sich besonders dann, wenn die Termine mehrerer Personen koordiniert werden müssen, oder das Jahr aus vielen Zeitblöcken besteht, z.B.
- Familien
- Patchworkfamilien
- Eltern mit Schulkindern
- Menschen, die viel reisen
Wenn du früh weißt, wann Ferien sind, wann Urlaub genommen wird oder wann wichtige Termine wie Familienfeste, Festivals o.ä. stattfinden, musst du nicht wieder jeden Monat von vorn anfangen. Die Jahresplanung nimmt bereits viele Entscheidungen vorweg.
Sie ist aber nicht nur Terminplanung. Hier darfst du auch überlegen, was dir in diesem Jahr wichtig ist. Welche größeren Projekte möchtest du angehen? Wofür möchtest du dir mehr Zeit nehmen? Gibt es etwas, das du lernen, verändern, endlich in Angriff nehmen wilslt?
Die Antworten müssen dabei noch nicht besonders konkret sein, das ist das Schöne. Die Jahresplanung gibt vor allem die Richtung vor. Die Quartalsplanung macht daraus dann später die Schwerpunkte und die Monatsplanung kümmert sich um die Umsetzung.
Wo fange ich mit der Planung an?
Vielleicht hast du beim Lesen nun gedacht „Okay, irgendwie ist ja schon jede Planungsebene sinnvoll, also brauche ich alle.“ Das bedeutet trotzdem nicht, dass du sofort alle gleichzeitig nutzen musst.
Wenn du gerade nicht weißt, wo du anfangen sollst und deine Planung gerade nicht gut funktioniert – oder zu viel Planung dich einfach zu sehr stresst – helfen dir vielleicht diese Kombinationen:
| Wenn du… | Dann starte hiermit: |
|---|---|
| …erstmal mit möglichst wenig Planung starten möchtest | Quartalsplanung + Wochenplanung |
| …viele Termine koordinieren musst | Monatsplanung + Wochenplanung |
| …größere Ziele bzw. Projekte umsetzen möchtest | Jahresplanung + Quartalsplanung + Monatsplanung + Wochenplanung |
| …im Alltag oft den Überblick verlierst | Monatsplanung + Wochenplanung + Tagesplanung |
| …gerade erst anfängst | Wochenplanung |
| …dich von zu viel Planung gestresst fühlst | 1 Ebene für Überblick + 1 Ebene für Alltag |
Das sind natürlich nur Vorschläge. Du musst nicht alle Planungsebenen dauerhaft nutzen, damit Planung für dich funktioniert. Es ist völlig in Ordnung und sogar sehr sinnvoll, sein System immer mal wieder anzupassen, finde ich.
Manchen Menschen reicht jahrelang eine Wochenplanung. Andere merken irgendwann dass eine Monats- oder Tagesplanung ihnen zusätzlich hilft.
Manchmal ist auch weniger Planung, dafür auf der passenden Ebene, genau das Richtige.
Meine minimale Lieblingskombi
Quartalsplanung und Wochenplanung. Das sind meine beiden, auf die ich „zurückkomme“, wenn ich einfach eine Weile nicht so richtig Bock auf oder Energie für das Planen habe.
Weil mir eine Jahresplanung manchmal einfach zu viel ist. Die stressige Weihnachtszeit geht gerade zu Ende, man kommt endlich mal zur Ruhe und ich will mich jetzt einfach nicht damit beschäftigen was ich im Juli mache. Und dann ist es auch schon bald Februar und bald März und jetzt lohnt es sich irgendwie auch nicht mehr…
Dafür finde ich dann ein Quartal so toll.
Und für den Alltag finde ich eine Woche eine sehr gute Übersicht. Man kann in einer Woche die einzelnen Tage noch relativ „fein“ planen und sieht aber auch auf einen Blick was morgen und übermorgen ansteht.
Fazit
Die beste Planung für dich ist nicht zwingend die Umfangreichste die du gerade noch so schaffen kannst. Es ist die, die du auch wirklich regelmäßig über einen längeren Zeitraum nutzt.
Du musst nicht alle Planungsebenen gleichzeitig verwenden und auch nicht für immer bei derselben Kombi bleiben. Der Alltag ändert sich und das Planungssystem darf sich mit ihm ändern.
Wenn du gerade erst anfängst zu planen oder die Planung dich gerade eher stresst, dann starte ruhig klein. Eine einzige Ebene oder eine 2er-Kombination aus Übersichtsplanung und Alltagsplanung reicht oft schon völlig aus.
Erst wenn sich das gut und wie selbstverständlich anfühlt, kannst du immer noch eine weitere Ebene dazu nehmen und ausprobieren.
Eine einfache Planung die dich wirklich unterstützt ist am Ende viel wertvoller als „das perfekte Planungssystem“, das nach 2 Wochen unbeachtet in einer Ecke liegt.
