Die Eisenhower-Matrix & ihre Probleme (und der Braindump-Ansatz!)
Die Eisenhower-Matrix (oder auch: das Eisenhower-Prinzip) ist, gerade wenn man sehr viele Aufgaben zu erledigen hat, eigentlich eine echt gute Hilfe. Sie priorisiert Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, und so weiß man immer, was man als nächstes zu tun hat.
Also, theoretisch jedenfalls.
Ich mag die Methode wirklich gerne. Einfach 4 Felder, sie klingt und ist total logisch. Sehr schön strukturiert. Aber trotzdem habe ich sie im Alltag irgendwie zu selten im Einsatz, auch dann wenn sie mir gerade eigentlich helfen würde.
Was genau ist die Eisenhower-Matrix?
Eine Methode, um Aufgaben nach Wichtigkeit & Dringlichkeit zu sortieren. Sie entstand aus einem Satz, der dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower 1954 zugeschrieben wird, frei übersetzt: „Ich habe 2 Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind meist nicht wichtig, die wichtigen werden selten dringend.“
Daraus folgt eben jene Matrix, die Aufgaben in 4 Kategorien einteilt:
Wichtig & dringend » sofort, als erstes erledigen
Wichtig & nicht dringend » einplanen
nicht wichtig, aber dringend » delegieren oder schnell abhaken
weder wichtig noch dringend » streichen oder irgendwann später erledigen
Die Idee dahinter ist, sich nicht zu lange mit unwichtigen Aufgaben aufzuhalten, die vielleicht dringend wirken; den Überblick zu behalten und bewusst zu entscheiden, was wirklich Priorität hat.
Die Eisenhower-Methode im vollen Alltag
Das große Problem, das ich mit der Eisenhower-Matrix im Alltag habe ist: ich muss in dem Moment, in dem ich eine Aufgabe einfach nur festhalten will, um meinen Kopf zu entlasten, bereits innehalten und entscheiden, in welches der 4 Felder sie denn nun gehört.
Genau das sollte ja eigentlich aber ihre Stärke sein.
Nur, To Dos entstehen im Alltag ja eher selten in den ruhigen Momenten, in denen wir die Muße haben, das auch zu überlegen. Eher zwischen Tür und Angel, während man eigentlich gerade an was ganz anderes denkt und sich gar nicht groß von der neuen Aufgabe ablenken lassen, sondern sie nur schnell aufschreiben will.
Aber… ist sie nun auch wichtig, oder nur dringend? Oder ist sie vielleicht sogar sehr wichtig, aber eigentlich gar nicht so dringend, wenn ich genauer darüber nachdenke?
Warum sich Dringendes so wichtig anfühlt…
In der Forschung gibt es einen Begriff: „Mere Urgency Effect“. Der beschreibt die Tatsache, dass wir oft automatisch zu den Aufgaben greifen, die sich in dem Moment dringend anfühlen. Auch wenn sie gar nicht wichtig sind. „Das geht ja fix…“ Und plötzlich ist der Vormittag, Nachmittag, Tag schon rum, und wir haben uns um so einige wichtige Dinge nicht gekümmert.
Das will die Eisenhower-Matrix zwar verhindern (und kann sie vom Prinzip her auch). Sie ist ja dafür gemacht, genau diese Trennung vorzunehmen: das Wichtige und das Dringende und alles dazwischen.
Aber dafür setzt sie voraus, dass du in dem Moment, wo du die Aufgabe notierst, klar denken kannst und auch fähig bist, diese Entscheidung korrekt zu treffen. Durch den „Mere Urgency Effect“ fühlen sich Aufgaben in dem Moment aber gerne mal wichtiger oder dringender an, als sie es wirklich sind, weil sie unsere Aufmerksamkeit viel stärker anziehen.
…aber dein Gehirn vermutlich gerade in einem ganz anderen Modus ist
Und außerdem musst du für das Aufschreiben und Entscheiden kurz die Rolle wechseln (lies zum Thema „Rollenwechsel im Alltag“ diesen Artikel: Ein Alltag, 3 Rollen – warum es kein Wunder ist, dass du überfordert bist
Kurzfassung: Wenn du gerade im „Ich mach das schnell / ich schreib das schnell auf“-Modus bist, ist der Kopf nicht darauf ausgelegt, gleichzeitig strategisch zu priorisieren.
Das verlangt aber die Eisenhower-Matrix in dem Moment des Aufschreibens.
Das Problem mit dem Delegieren
In der Theorie heißt es: „Dringend, aber nicht wichtig“ -> delegieren. Klingt echt gut, aber… an wen? Was, wenn du allein verantwortlich bist, Kinder hast, selbstständig bist oder in deinem Job einfach kein Delegieren möglich ist? Dann bleibt das sowieso alles bei dir.
Und dann passiert es noch viel öfter, dass das Dringende das Wichtige irgendwie verdrängt. Nicht weil du schlecht organisiert wärst, sondern weil das System so nicht zu deinem Alltag passt.
Also: Reihenfolge & Abarbeiten – was wirklich hilft
Für mich hat sich die Nutzung der Eisenhower-Matrix also etwas verschoben. Ich möchte oder kann nicht beim Aufschreiben entscheiden, wohin die Aufgabe genau gehört. Sondern ich priorisiere erst danach, und dann gibt sie mir eine Reihenfolge vor.
„Wichtig & Dringend“ kommt natürlich zuerst. Aber danach darf es flexibel sein. Erst alles Wichtige? Erstmal das Dringende wegarbeiten? Oder immer abwechselnd? Die Reihenfolge muss nicht perfekt sein, es geht darum überhaupt eine zu haben und sich dessen bewusst zu sein. Das trägt eine Menge dazu bei, am Ende des Tages trotz vieler erledigter Aufgaben nicht das Gefühl zu haben „Ich hab irgendwie gar nix geschafft“.
Der entscheidende Unterschied: Zeitpunkt trennen
Nicht beim Aufschreiben entscheiden. Sondern erst mal sammeln und später in Ruhe sortieren und priorisieren.
Das kannst du auf zwei Arten machen:
- Du nutzt eine separate Braindump-Liste und überträgst die Aufgaben später in die klassische Matrix
- Du schreibst die Aufgaben direkt auf eine Eisenhower-Matrix-Braindump-Liste (s.u.)
Die Vorteile: du musst beim Aufschreiben nicht mehr denken und hast die Aufgaben aus dem Kopf, du siehst trotzdem deine Prioritäten und du weißt sofort, wo du anfängst und wo du weitermachst.
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Fazit
Die Eisenhower-Matrix ist eine super hilfreiche Sache. Die ist nicht das Problem. Der Zeitpunkt ist es, an dem wir 2 Dinge gleichzeitig zu tun versuchen: einfach nur „raus aus dem Kopf“ und priorisieren. Damit arbeiten wir eher gegen unser Gehirn.
Erst sammeln und dann entscheiden, damit arbeiten wir unserem Gehirn zu. Das Problem ist nicht, dass wir nicht priorisieren könnten, sondern dass wir es im falschen Moment versuchen zu tun.
