Effektive To Do-Listen: Mythos und Realität

Die To Do-Liste. Ein sagenumwobenes Konzept. Der Inbegriff von Organisation und Produktivität.

Die Hoffnung, dass man einfach eine Liste durchgeht, alles abhakt und dann: Freiheit! Kein Rattern im Kopf, kein schlechtes Gewissen, keine unerledigten offenen Themen. Klingt herrlich. Oder?

Aber, naja, so funktioniert es halt nicht.

Was muss wirklich erledigt werden?

Nicht jede Aufgabe auf einer To Do-Liste ist gleich wichtig.

Es gibt Dinge, die müssen gemacht werden. Weil die Konsequenzen bei Nichterledigen zu gravierend wären. Beispiele?

• Miete zahlen. Sonst droht der Rausschmiss.
• Einkaufen. Sonst gibt es nichts zu essen und kein Klopapier.
• Kundenanfragen beantworten. Sonst sind es bald keine Kunden mehr, sondern Ex-Kunden.

Und dann gibt es da noch die vielen, vielen Dinge, die nicht so dringend sind, aber irgendwie auch gemacht werden müssen. Fußleisten abstauben zum Beispiel. Klar, das sieht netter aus, wenn man das macht. Aber wenn nicht? Im Grunde passiert dann auch nichts weiter.

Hier liegt das Problem vieler To Do-Listen. Man schreibt alles durcheinander auf und weiß dann nicht, wo man anfangen soll. Meistens macht man das, was leicht ist oder wozu man sich gerade am Besten in der Lage fühlt. Aber nicht unbedingt das, was wirklich wichtig wäre. Oder was einen wirklich gerade voran bringen würde.

Effektive To Do-Listen sinnvoll gestalten

Es gibt nicht DIE eine perfekte To Do-Liste, die ohne alles andere auskommt.

Aber es gibt Methoden, sie so zu strukturieren, dass sie dich nicht belasten, sondern helfen.

1. Zwei Arbeitsmodi unterscheiden

Das Schreiben und das Abarbeiten der Liste ist nicht dasselbe. Klingt total trivial. Aber das ist es oft nicht. Beim Schreiben der Liste solltest du dich auf die Liste konzentrieren. Und nicht bereits Stress spüren, weil du in Gedanken schon bei der ersten Aufgabe bist (oder gar bei mehreren).

Liste erstellen: Hier geht es darum alle anstehenden Aufgaben strukturiert zu erfassen und zu priorisieren. Dabei werden nicht nur neue Aufgaben notiert, sondern auch geschaut, ob noch bereits bestehende offene Aufgaben vorhanden und genau jetzt dran sind. Das Ziel ist, eine vollständige und klar priorisierte Planung aller Aufgaben zu haben.

Liste abarbeiten: Hier geht es dann nur noch ums Machen. Keine neuen Aufgaben hinzufügen oder sich um die Reihenfolge Gedanken machen müssen und um priorisieren, sondern sich ganz auf die Aufgabe konzentrieren.

Beim Erstellen geht es um Planung und Priorisierung. Das ist ein analytischer Prozess, bei dem man bewusst nach offenen Aufgaben sucht und strukturiert denkt. Beim Abarbeiten soll der Fokus ausschließlich auf der Umsetzung liegen können, ohne ständige Gedanken daran, ob man nicht zuerst was anderes machen müsste oder noch was vergessen hat.

Wenn man beide Phasen vermischt, führt das nämlich zu Stress. Man fängt an, über die Prioritäten nachzudenken, statt produktiv zu sein. Oder man arbeitet an unwichtigen Aufgaben zuerst, weil keine klare Struktur vorhanden ist.

2. Braindump vs. strukturierte Liste

Es ist ja ein tolles und auch sinnvolles Vorhaben, eine gut strukturierte und priorisierte To Do-Liste zu erstellen.

Es ist aber unrealistisch, vorauszusetzen, dass du dazu jederzeit in der Lage bist. Deshalb ist diese Unterscheidung wichtig.

Braindump: Hier geht es darum, alles aus dem Kopf herauszubekommen, was da herumschwirrt. Ohne Struktur. Ohne zu bewerten, wie wichtig oder dringend es ist. Das ist besonders hilfreich, wenn man wenig Energie übrig hat oder das Gedankenkarussell sich zu schnell dreht. Ein Braindump sorgt dafür, dass nichts vergessen wird und Platz für Klarheit entsteht.

Perfekte Liste für heute: DAS ist die eigentliche To Do-Liste.

Natürlich kannst du auch jederzeit, wenn du nicht zum Strukturieren & Priorisieren kommst, mit dem Braindump arbeiten und dort Dinge abhaken – das ist schließlich besser als nichts. Aber das sollte nicht der Normalfall sein. Diese eigentliche Liste entsteht aus dem Braindump und/oder aus vorhandenen Listen, offenen Punkten auf vergangenen Listen etc. Hier wählst du bewusst aus, was jetzt wichtig ist. In dieser Phase geht es darum, Aufgaben zu priorisieren und realistisch für den Tag zu planen.

Warum diese Unterscheidung?

Wenn du nur dann Aufgaben aufschreibst, so lange du dich in der perfekten Planungssituation befindest (genug Zeit, ausgeschlafen, dampfender Kaffee vor der Nase), vergisst du vieles, was du in anderen Momenten spontan noch im Kopf hattest.

Gleichzeitig wäre es ineffektiv, ständig chaotische Braindump-Listen auf der Suche nach der nächsten Aufgabe zu durchforsten. Deshalb sollte es eine klare Trennung geben: Zuerst alles rauslassen – dann in einem ruhigen Moment sortieren, strukturieren und priorisieren.

Wenn du dir erlaubst, zwischen diesen beiden Modi zu wechseln, stellst du sicher, dass sowohl spontane Einfälle nicht verloren gehen und genauso eine durchdachte Priorisierung in deinem System und in deiner Liste steckt.

3. Die richtigen Listen führen

Aus alldem ergibt sich bereits: es gibt nicht nur eine Liste. Eine einzige Liste mit allem, was jetzt und später oder irgendwann dran ist und die alle Einfälle zwischendurch aufnimmt, ist ein Hindernis und keine Hilfe.

Im Grunde brauchst du:

• eine „Jetzt“- oder „Heute“-Liste. Die enthält nur Aufgaben, die heute bzw. sofort relevant sind.
• Wochenliste, Monatsliste, Quartalsliste: für Aufgaben, die im jeweiligen Zeitraum relevant werden und die du konsultierst, wenn du deine „Jetzt“-Liste erstellst.
• Projektlisten: Aufgaben, die thematisch zusammengehören (nicht nur Job-Projekte, sondern z.B. auch Haushalt. Hobby)
• „Irgendwann“-Liste: alles was nett wäre, aber keine Deadline in irgendeiner Form hat

Aber Vorsicht mit der „Irgendwann“-Liste: damit sie nicht einfach eine lange Sammlung unerledigter Aufgaben wird, solltest du sie lieber zu einer zeitlichen Liste machen – ein Quartal finde ich hier immer einen guten Zeitraum.

Denn unerledigte Aufgaben haben einen negativen psychologischen Effekt (nennt man auch den Zeigarnik-Effekt). Die bleiben oft besonders hartnäckig im Kopf und können belasten, besonders gilt das für Aufgaben die bereits begonnen wurden.

Aufgaben – oder Ideen-Pool?

Statt eine klassische „Irgendwann“-Liste zu führen, kann es hilfreich sein, dafür eine andere Bezeichnung und eine andere Denkweise zu entwickeln: z.B. sie als Ideen-Pool zu sehen.

Dieser Pool ebthält mögliche Aufgaben oder Projekte, aber er wird bewusst nicht als To Do-Liste betrachtet. Das nimmt den Druck heraus.

Du kannst gezielt zu bestimmten Zeiten hineinschauen und entscheiden, ob etwas davon wichtig genug geworden ist, um in eine der aktiveren Listen zu wechseln. So hälst du deinen Kopf freier, ohne dass wertvolle Ideen verloren gehen.

3 Methoden zur Priorisierung von To Do-Listen

Meine drei Lieblingsmethoden zum Strukturieren und Priorisieren von Aufgaben sind die Eisenhower-Matrix, die Ivy-Lee-Methode und die 1-3-5 Methode.

Die Eisenhower-Matrix ist ein Priorisierungssystem mit 4 Bereichen auf der Liste, sortiert nach „wichtig“ und „dringend“. Du ordnest hier alle Aufgaben in 4 Kategorien ein:

• „wichtig & dringend“: sofort erledigen
• „wichtig, aber nicht dringend“ – einplanen
• „dringend, aber nicht wichtig“ – delegieren
• „weder wichtig noch dringend“ – streichen

Besonders geeignet ist die Methode, wenn du zu viele Aufgaben hast und gar nicht weißt, wo du anfangen sollst.

Die Ivy-Lee-Methode fokussiert dich auf maximal 6 Aufgaben am Tag. Beim Planen der Liste schreibst du die 6 wichtigsten Aufgaben für den Tag auf, beginnst mit der obersten und erst wenn sie erledigt ist, wanderst du zur nächsten.

Besonders geeignet ist sie, wenn du leicht abgelenkt bist und eine klare Struktur brauchst. Oder wenn du dazu neigst, dich mit zu vielen Aufgaben zu überfordern.

Bei der 1-3-5-Methode hast du eine klare Struktur für den Tag: eine große, 3 mittlere und 5 kleine Aufgaben. Beim Erstellen deiner Liste suchst du dir eine Aufgabe heraus, die besonders viel Zeit und Energie brauchen wird. 3 Aufgaben, die auch noch besonders wichtig sind. Und 5 kleinere Aufgaben fürs schnelle Erfolgsgefühl.

Besonders geeignet ist das, wenn du einen produktiven Tag haben willst, ohne dich zu überfordern.

Die richtigen Tools für jede Liste

Apps und Tools für To Do-Listen gibt es schier unendlich viele, und es würde den Rahmen dieses Artikels absolut sprengen, wenn ich darauf im Detail eingehen würde.

Deshalb gehe ich hier nur kurz auf ein paar Möglichkeiten ein.

Für den Braindump eignen sich handschriftliche Notizen oder Sprachnotizen gut – alles, was schnell geht.

Für die „Jetzt“- oder „Heute“-Liste eignet sich der eigene Kalender gut, wenn es ein erweiterbares System wie z.B. ein Ringbuchplaner ist. Digitale To Do-Apps wie Todoist, TickTick oder Microsoft To Do sind auch super geeignet.

Projekt- und Langzeitlisten (oder auch Ideen-Pool): hierfür sind Apps wie Trello, Notion oder OneNote eine gute Wahl – oder eine handschriftliche Lösung wie ein simples Notizbuch.

Eine Alles-in-einem-Lösung ist vor allem das Bullet Journal (noch besser: das Bullet Journal im Ringbuchplaner) oder eine digitale Lösung wie z.B. Notion.

Wer gern haptisch arbeitet, kann sich voll und ganz auf das Bullet Journal stürzen und die „Jetzt“-Liste digital führen, wenn das praktikabler ist. Wer mit vielen Tools eher durcheinander kommt, sollte auf eine zentrale Lösung für alles setzen. Kombinationen sind erlaubt und oft eine großartige Sache – aber sie müssen zum persönlichen Arbeitsstil passen! Hauptsache ist, du weißt jeweils genau, welches Tool was enthält und wann genutzt wird.

Fazit: To Do-Listen sollen helfen und nicht belasten

Eine To Do-Liste ist kein Selbstzweck und sollte sich nach deinen Bedürfnissen richten. Wenn du sie einfach nur als starre Liste betrachtest, die abgearbeitet werden muss, frustriert das schnell.

Stattdessen geht es darum, sie an dein Energielevel, deine Prioritäten und deine Arbeitsweise anzupassen – und das auch immer wieder neu.

Schreibe also nicht alles in eine Liste, sondern finde ein System, das für dich funktioniert. Trenne Planung und Umsetzung bewusst, um effizient zu bleiben. Und nutze Methoden flexibel, je nach deiner aktuellen Situation – wenn es mit der einen Methode gerade nicht so gut funktioniert, hilft bestimmt eine andere besser.

Und probiere Tools aus, ohne dich in zu vielen Optionen zu verlieren. Erlaube dir, mehr als eine Liste zu führen – aber es muss immer klar sein, welche Liste JETZT und HEUTE die aktive Liste ist.

Die beste To Do-Liste ist die, die dich entlastet, anstatt dich zu stressen.

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