Dein Mail-Posteingang löst Stress aus? Warum ich beim Sortieren von Mails radikal geworden bin
Ein leerer Email-Posteingang fühlt sich einfach GUT an. Ich habe so eine Art inneren Drang, diesen Zustand zu erreichen. Also, damit meine ich, wirklich leer. Wie die Kommode direkt neben der Haustür. Da darf auch nichts liegen. Da kommen ja Sachen hin, man mitbringt, wenn man reinkommt. Es ist einfach nur eine temporäre Ablagefläche und kein Aufbewahrungsplatz!
Eine zeitlang habe ich versucht, das mit super ausgeklügelten Ordner-Strukturen zu lösen. Mit Farbcodes und Projektordnern und Unterordnern in den Projektordnern. Das Problem ist nur, das hält man einfach nicht durch. Nicht nach den ganzen anderen Entscheidungen die man jeden Tag treffen muss.
Also habe ich das System nur auf das reduziert, was ich wirklich dauerhaft durchhalten kann und das sind im Grunde drei Zustände.
Mein Email-System hat 3 Zustände
Ich sortiere also die Mails praktisch gar nicht mehr. Ich treffe nur ganz schnell eine Entscheidung zwischen diesen 3 Dingen:
- Gibt es was zu erledigen? Egal ob jetzt oder später. Jede Mail, die ein To Do enthält (egal ob Aufgabe, Projekt, irgendwas noch Unklares) landet im Ordner „ERLEDIGEN“ (mit Großbuchstaben). Und damit ist sie erst mal raus aus dem Posteingang. Ich schaue zu einem bestimmten Zeitpunkt (meistens Montag morgen) gesammelt rein und erledige was zu erledigen ist.
- Archivieren. Wenn ich die Mail vielleicht aufgrund einer Info doch noch mal brauche, kommt sie ins Archiv. Bei den meisten Mailprogrammen gibt es dafür einen simplen Button, den man schnell erreicht. Keine 10 Unterordner, deren Struktur man dann nach 10 Monaten nicht mehr durchschaut sondern ein Archiv für alles. Mailprogramme haben sehr gute Suchfunktionen. Wenn nicht, sollte man meiner Meinung nach lieber das Mailprogramm wechseln als bei jeder zu archivierenden Mail überlegen zu müssen in welchen Ordner sie gehört.
- Löschen. Wenn ich die Mail nicht in den ERLEDIGEN- Order oder ins Archiv packen möchte kommt sie einfach in den digitalen Papierkorb.
Das Wichtige bei der ganzen Geschichte ist natürlich, dass man keine Mail zweimal anfasst. Eine der drei Sachen muss getan werden, sobald man sie das erste Mal durchliest. Wenn man sie beantworten will, aber gerade keine Zeit hat, kommt sie natürlich in den ERLEDIGEN-Ordner, beispielsweise.
Und einen kleinen Sonderfall gibt es doch
Abos können wirklich toll sein… Ein schöner Newsletter kann sich wie ein kurzer digitaler Besuch im Hofladen des Nachbarorts oder im Lieblingscafe anfühlen und bei manchen Sachen bleibe ich gerne auf dem Laufenden. Das Problem ist nur, sie verstopfen gnadenlos den Posteingang.
Deshalb bekommen Newsletter, die ich wirklich gern lese, eine Filterregel. Sie landen direkt in einem weiteren Ordner „Lesestoff“. Ohne den Umweg über den Posteingang. Und alles, was ich nicht haben will, deabonniere ich konsequent, das geht ja zum Glück mittlerweile sehr einfach.
Diese Mischung aus potentiell sehr wichtigen To Dos und „Oh schau mal, was es diesen Monat Schönes Neues gibt“ funktioniert bei mir einfach nicht nebeneinander.
Je mehr ich sortiere, desto mehr muss ich sortieren
Zumindest bei Mails. Ist doch so, bei mehr als 2-3 Unterordnern wird es furchtbar. Gehört das jetzt in den oder in den Ordner? Oder sogar in beide?… usw. Das produziert viel zu viele Reibungsverluste.
Der Posteingang wird zu so einem diffusen Hintergrundrauschen: da war doch noch was… Wie diese eine Ecken im Keller oder auf dem Dachboden, wo sich Kisten stapeln und man gar nicht mehr genau weiß was da alles rumliegt. Und dann stapelt man Post aus dem Briefkasten da auch noch drauf. Als wäre der Briefkasten im Kellerabteil. Jedesmal darf man erst zwischen Gerümpel und Spinnenweben nach dem suchen, was wichtig ist.
Deswegen bin ich dafür, so wenig wie möglich bei den Mails zu sortieren, nur wenige festgelegte Zustände zu haben. Der Posteingang ist ein Arbeitswerkzeug, ein Briefkasten und kein digitaler Dachboden.
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