Meine Wochenplanung in 5 einfachen Schritten! (+ Plan für besonders stressige Wochen mit kostenloser Vorlage)

Manche Wochen laufen wie von selbst. Die meisten fühlen sich allerdings schnell so an, als würde man permanent hinterherhinken und überall nur das Nötigste erledigen, bevor es auch schon weitergeht. Dann ist dort ein Termin, der nicht so vorbereitet war wie gedacht, hier verschwindet ein Terminzettel spurlos und plötzlich hakt es an drei Stellen gleichzeitig…

Wichtig ist: eine Wochenplanung bedeutet nicht dass dann alles reibungslos läuft. Was sie aber sehr gut kann, ist Reibungsverluste zu reduzieren und ein Gefühl von Orientierung zu geben. Ohne Planung ist die Woche quasi wie eine Lagerhalle ohne Regale. Alles liegt irgendwo. Man bekommt hier einen Zettel, dort eine Aufgabe und soll losziehen und alles zusammensuchen, ohne klar beschriftete Plätze.

Eine Wochenplanung dagegen stellt Regale auf. Mit Namen dran. Die Dinge bekommen einen festen Ort und man kann im Laufe der Woche immer wieder dorthin zurückkehren.

Hier ist also meine Planungsroutine. Natürlich sieht sie für jede Person etwas anders aus, aber das Grundgerüst bleibt gleich.

Warum die Reihenfolge wichtiger ist als Motivation

Auch wenn der Alltag gut strukturiert ist und Wochen sich oft ähneln, kommt immer irgendwas dazwischen. Das Leben funktioniert nicht einfach nur nach Plan. Und selbst wenn doch mal, verbrauchen wir jede Woche viel zu viel Energie für lauter winzige Entscheidungen. Was mache ich zuerst, was habe ich vergessen, muss das unbedingt jetzt passieren oder reicht nächste Woche, was essen wir heute überhaupt?

Motivation hilft da nur bedingt. Sie hängt von Schlaf, Tagesform und Zufall ab. Eine feste Reihenfolge nimmt viele dieser Mikro-Entscheidungen ab. Du setzt dich nicht hin und überlegst neu, sondern folgst einem Ablauf, der sich bewährt hat. Das entlastet enorm. Du setzt dich einfach nur an einen festgelegten Ablaufplan und legst los (du bleibst in einer einzigen Rolle – das ist super hilfreich, wie du in diesem Blogartikel über Ein Alltag, 3 Rollen. Warum es kein Wunder ist, dass du überfordert bist nachlesen kannst).

Du machst also bei der Wochenplanung nicht mehr. Es ist kein zusätzliches To-do, sondern eine klare Reihenfolge von Dingen, die du sonst über die ganze Woche verstreut erledigst. Und dein Gehirn den Autopilot einschalten.

Routinen sparen Energie!

Die 5 (+1) Schritte: kurz & sofort machbar

Schritt 1: Wochenrückblick (5 Minuten)

Dieser Schritt dient nicht dazu, die ganze Woche nochmal Revue passieren zu lassen und alles zu analysieren. Ich stelle mir einfach nur 3 Fragen, damit ich der Planung für die nächste Woche eine grobe Richtung geben kann und nicht zu sehr vom Weg abkomme (oder, wenn das doch passiert ist, wieder zum Weg zurückfinde).

• Was lief gut? Super wichtig, um sich nicht nur auf Probleme zu fokussieren!
• Was war schwierig oder kam zu kurz? (meistens fällt einem sofort ein Wort ein: „Haushalt!“ oder „Echte Pausen!“ oder „Zeit mit den Kindern!“)
• Was bleibt offen? Aufgaben oder auch Projekte, die man eigentlich schon abschließen wollte

Erst kurz auf die vergangene Woche zurückzuschauen und dann zu planen, spart bereits Zeit ein.

Schritt 2: Kalender & Planung (5 Minuten)

Hier checke ich, was für nächste Woche bereits an Terminen etc. im Kalender steht und schaue, dass ich diese schon vorbereite. Außerdem ist es wichtig, darauf zu achten dass der Kalender nicht zu voll werden kann.

• Termine im Kalender für die kommende Woche checken und überlegen, was dafür jeweils vorbereitet werden kann
• Vorbereitungen ebenfalls in den Kalender einplanen (Unterlagen raussuchen, Fahrwege, Kleidung, Snacks)
• Puffer einplanen, wo es möglich ist

Warum ist gerade Punkt 3 wichtig? Kalender werden immer ganz von allein schnell voll. Niemand kann jede Woche auf Vollgas laufen. Es bringt nichts, jeden Tag voll durchzuplanen sondern es ist wichtig, zu verhindern dass du dich quasi selbst überholst.

Vor besonders anstrengenden Terminen (oder auch danach) trage ich z.B. einen Blocker ein („Vorbereitung“ oder „Ankommen“ nenne ich das meistens), sonst ist der noch leere Slot eine Einladung sich da noch was anderes reinzupacken und schon artet das in zu viel Stress aus. Ich habe nicht unendlich viel Energie.

Deine Woche braucht Entlastung und nicht Optimierung.

Schritt 3: Essen & Einkaufen

Auch in der kommenden Woche kommt die Frage: was essen wir heute?

Jeder ist da anders, ich persönlich kann da nicht die ganze Woche durchplanen. Was viel besser für mich funktioniert sind 3-5 einfache Mahlzeiten im Einklang mit dem Kalender. Und mit den Resten, die weg müssen.

• Wann ist Zeit zum Kochen und wann nicht?
• Wann mache ich den Wocheneinkauf?
• 3-5 Mahlzeiten festlegen & Einkaufsliste anfangen

Schritt 4: Aufgaben

Auch in der kommenden Woche wird es eine Menge Aufgaben abzuarbeiten geben. Und damit das Wichtigste nicht untergeht, egal wie stressig es wird oder wie gering mein Energielevel ist, lautet die Regel für diesen Punkt: 3 Hauptaufgaben, die wirklich erledigt werden müssen, festlegen. Den Rest natürlich auch notieren, aber die 3 Prio-Aufgaben irgendwie markieren. Die, ohne die es auf keinen Fall geht.

Schritt 5: Bereiche

Dieser Schritt dient dazu, keinen Bereich zu lange zu vernachlässigen. Mindestens 1 Sache pro Bereich sollte jede Woche Platz finden. Die Bereiche sind:

• Bewegung
• Selfcare / Erholung
• Haushalt / Organisation (nicht das Alltägliche, sondern etwas darüber hinaus wie z.B. „endlich die eine Ecke im Wohnzimmer freiräumen)
• Einfach nur Zeit mit meinen wichtigen Leuten verbringen

Stabilität und Kontinuität schlägt Perfektion.

Das +1: der Sparmodus

Wenn es wirklich gar nicht so läuft wie geplant, z.B. wenn jemand krank wird, ich aus irgendeinem Grund komplett überfordert bin oder einfach viel zu viele Termine anstehen, ist es gut eine Art „Minimalmodus“ oder Sparmodus einschalten zu können. Damit die wirklich wichtigen Sachen trotzdem nicht liegen bleiben und man ohne Schuld- oder Panikgefühle durch die Woche kommt.

• die 3 wichtigsten Termine
• die 3 wichtigsten Aufgaben (oder sogar nur eine)
• die einfachsten Mahlzeiten die du kennst
• Basis-Haushalt, keine Extras

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