Ein Alltag, 3 Rollen. Warum es kein Wunder ist, dass du überfordert bist
Du willst nur mal schnell ein paar Unterlagen abheften. Zwei Stunden später stehst du vor einem halb ausgeräumten Regal, grübelst über Ablagestrukturen und hast noch nicht einen einzigen Zettel abgeheftet.
Oder du willst nur kurz das Bad putzen und findest dich plötzlich auf Pinterest wieder, während du neue Ideen für Putzroutinen sammelst, oder du sortierst den Schrank komplett um, weil zu viele Sachen einfach gar keinen festen Platz haben.
Geht es dir auch dauernd so? Das liegt nicht daran, dass du einfach zu unorganisiert bist, sondern daran dass du zu viele Rollen gleichzeitig spielst, ohne es zu merken. Dafür ist dein Gehirn schlicht nicht gemacht.
Rolle 1 – die Arbeiterin: „Ich mach das jetzt schnell“
Die Arbeiterin in dir ist die, die einfach loslegt.
Sie zahlt die Rechnungen, sortiert Unterlagen, räumt die Küche auf, putzt das Waschbecken, ruft beim Amt an. Sie denkt nicht lange nach, sondern erledigt.
Diese Rolle ist super, wenn Dinge einfach gemacht werden müssen. Aber sie verliert schnell den Überblick, wenn plötzlich größere Entscheidungen auftauchen.
„Ich wollte doch nur abheften, wieso plane ich plötzlich ein ganzes Ablagesystem?“
Rolle 2 – die Projektmanagerin: „Wann, wie, in welcher Reihenfolge?“
Die Projektmanagerin denkt ein Stück weiter. Sie erledigt keine Aufgaben, sie koordiniert.
Sie schaut, wann was dran ist, was voneinander abhängt, wo Deadlines liegen. Typisch Projektmanagerin ist:
- Termine sortieren
- Abläufe planen
- Kalender pflegen
- Systeme so anlegen, dass sie funktionieren
„Wenn Freitag das hier dran ist, muss dies hier bis Mittwoch erledigt werden.“
Rolle 3 – die Product Ownerin: „Wozu mache ich das eigentlich und wie ginge es besser?“
Das ist die Strategin in dir.
Sie denkt nicht im Tagesgeschäft / im Alltag, sondern über das System an sich nach. Was ist sinnvoll? Was kann wie vereinfacht werden? Was darf weg?
Sie gestaltet die Strukturen, die deinen Alltag leichter machen.
Typisch Product Ownerin:
- Routinen überprüfen
- Systeme umbauen oder abschaffen
- Strategische Entscheidungen treffen
- Ziele klarziehen
„Brauche ich wirklich 5 Ordner, oder reicht einer mit einem durchdachten System?“
Warum du diese Rollen nicht gleichzeitig spielen kannst (und auch nicht solltest)
Vielleicht fragst du dich zwischendurch immer wieder solche Dinge: „Warum bin ich im Abarbeiten gerade total gut und trotzdem ist alles so chaotisch?“ oder „Wieso kriege ich beim Planen gerade nichts fertig?“
Die Antwort ist eigentlich ganz logisch: dein Gehirn schaltet je nach Rolle in ganz unterschiedliche Modi.
Im Arbeiterinnen-Modus:
Das motorische Netzwerk ist aktiv. Optimal für Routinen, Handgriffe, einfache To Dos die nicht mehrschrittig sind und keine Planung erfordern.
Das Planungszentrum im präfrontalen Cortex ist gedämpft. Du bist super im Tun, aber nicht gut im Überblick behalten.
Was macht eigentlich der präfrontale Cortex?
Das ist der Teil des Gehirns, der direkt hinter der Stirn sitzt. Er ist sozusagen dein inneres Planungsbüro oder die Chefetage deines Denkens. Hier wird entschieden, koordiniert und vorausgedacht.
Er ist beim Menschen besonders stark ausgebaut und vernetzt. Das bedeutet: er kann Informationen aus allen anderen Hirnregionen zusammenführen und mehrere Schritte in die Zukunft denken. Er kann Impulse bremsen, Dinge priorisieren und bewusste Entscheidungen treffen.
Das unterscheidet uns stark von anderen Lebewesen, die eher reagieren. Menschen sind dadurch mehr in der Lage, abzuwägen und zu priorisieren. Genau das ist die Spezialfähigkeit des präfrontalen Cortex.
Im Projektmanagerin-Modus:
Hier ist der präfrontale Cortex aktiver, optimale für Planung, Struktur und Entscheidungen. Aber die einfache Ausführung fällt schwerer. Wenn du gleichzeitig auch Aufgaben erledigen willst, wirst du fahriger oder langsamer.
Im Product-Ownerin-Modus:
Hier ist u.a. das Default Mode Network aktiv: zuständig für Reflexion, Weitblick und die richtig guten Ideen. Du kannst wunderbar Systeme hinterfragen oder neu denken. Aber konkrete Ausführung? Ganz schwierig.
Und was ist dieses Default Mode Network?
Das Default Mode Network ist nicht so wie der präfrontale Cortex ein einzelner Ort im Gehirn, sondern ein Netzwerk aus mehreren Regionen, die dabei dann zusammenarbeiten.
Es wird aktiv, wenn du nicht gerade konkrete Aufgaben erledigst, sondern zB nachdenkst, Erinnerungen verknüpfst, Pläne schmiedest oder über dich selbst und dein Leben reflektierst.
Der präfrontale Cortex ist quasi das hell erleuchtete Büro, in dem Entscheidungen getroffen werden. Das DMN ist der gemütliche Gedankenraum mit den Sofas, in dem die Geschichten entstehen.
Wenn das DMN aktiv ist, wird das aktive Planungsnetzwerk heruntergeregelt. Du kannst also nicht gleichzeitig konzentriert Mails beantworten und tief über dein Leben nachdenken.
Das eigentliche Problem: Rollenwechsel kostet Energie
Jedesmal, wenn du zwischen diesen Modi hin- und herspringst, verliert dein Gehirn Fokus und verbraucht Energie. Das zerreißt deinen Flow, egal in welchem Modus der gerade gut war.
Das ist kein persönlicher Mangel von dir, das ist reine Biologie. Wenn du beim Papiere wegheften plötzlich ins Planen schaltest, springst du quasi aus dem Maschinenraum direkt ins Cockpit. Du brauchst kurz, um dich in der neuen Umgebung zu orientieren und in dieser Zeit läuft es in beiden Systemen nicht rund. Nicht in dem, das du gerade verlassen hast, nicht in dem, in das du gerade gesprungen bist.
Und genau da liegt die Kraft in der Rollentrennung: wenn du bewusst entscheidest, in welchem Modus du gerade bist, nutzt du dein Gehirn in seinem optimalen Zustand, arbeitest fokussierter und verlierst weniger Energie in dem Chaos dazwischen.
Wie du das im Alltag trennen kannst, ohne Projektmanagement zu studieren
Du musst nicht für die einzelnen Rollen mehrere Tage am Stück blocken. Es reicht, wenn du bewusst entscheidest in welcher Rolle du gerade bist. Zum Beispiel so:
- wöchentlich 1x 30-60 Minuten Papierkram- und Routine-Slot mit Rechnungen zahlen, abheften etc. -> Arbeiterin.
- monatlich 1x ein halber Tag Organisation -> Projektmanagerin.
- quartalsweise 1x 2 Stunden Strategie und Anpassung des Systems -> Product Ownerin.
Wenn du beim machen plötzlich ins Grübeln kommst, also merkst dass du in eine andere Rolle fällst, mach dir Notizen für den nächsten Termin, den diese Rolle hat und kehre zur aktuellen Rolle zurück.
Alltagsbeispiel: Papierkram
- Die Arbeiterin öffnet die Post, zahlt die Rechnungen, heftet die Zettel ab.
- Die Projektmanagerin prüft die Ordnerstruktur, setzt Wiedervorlagen, trägt Fristen in dern Kalender ein.
- Die Product Ownerin überlegt, wie du die Ablage automatisieren kannst oder ob du Teile davon gut digitalisieren könntest.
Es ist das gleiche Thema, aber es sind völlig unterschiedliche Rollen.
Warum das wichtig ist & nächste Schritte
Es geht darum, deinen Alltag tragfähiger zu machen und das Gefühl der ständigen Überforderung loszuwerden. Diese Rollen helfen dir, deine Energie zu bündeln. Machen – Denken – Planen bewusst zu trennen statt immer alles irgendwie gleichzeitig zu haben.
Wenn du das einmal verinnerlicht hast und immer wieder trainierst, wird Papierkram leichter, Systeme bleiben stabiler und der Alltag fühlt sich nach und nach mehr nach Steuerung als nach Hinterherlaufen an.
Überleg dir: welche Rolle spielst du im Alltag am Häufigsten und welche vernachlässigst du bzw. welche kommt zu kurz?
Wo könntest du kleine feste Slots einbauen um das bewusst zu trennen? Schauen wir uns ein paar Tricks und Strategien an, wie du jede Rolle bewusster aktivieren kannst.
Ein paar Tipps und Strategien, um die Rollen besser zu nutzen
Das Wissen allein, dass es diese Rollen gibt, hilft mir persönlich schon enorm! Aber wenn das Gehirn am liebsten z.B. im DMN-Modus herumhängt (meins, offensichtlich) braucht es ganz konkrete Tricks, um den Rollenwechsel bewusst einzuleiten oder überhaupt einigermaßen lange in einer Rolle zu bleiben.
Arbeiterin aktivieren: vom Denken ins Tun kommen
Wenn die Arbeiterin zu oft nicht da ist, liegt das oft daran dass du im Kopf in einer der beiden anderen Rollen bleibst und kein konkreter Startimpuls kommt. Hilfreiche Tricks dafür:
- Mini-Aufträge mit einem ganz klaren kleinen Startpunkt. Nicht sowas wie „Wohnung aufräumen“, das ist dann schon wieder ein Projekt. Sondern „Diesen einen Stapel Papier kurz sortieren und weglegen“. Das Gehirn soll eine glasklare Startlinie bekommen. Lies dazu auch diesen Artikel: Hilfe, ich ghoste meine To Do-Liste!
- Timer oder Ritual. Eine normale Eieruhr kann helfen den Schritt ins Tun zu erleichtern. Wenn man den Timer stellt fängt man fast wie von selbst an und ist in der entsprechenden Rolle.
- Ankerhandlungen nutzen: Ein fester Einstieg wie „Wasser kochen – Stoppuhr stellen – loslegen“. Ein Signal, das deinem Hirn sagt: „Jetzt tun wir was und denken später weiter drüber nach“.
- Low-Entry-Tasks nutzen. Also Aufgaben, die lächerlich klein wirken aber dich aus der Gedankenschleife holen. Zum Beispiel 1 Zettel abheften und nicht den Stapel. 1 Glas wegräumen. Usw. Dann kommt gar nicht erst die Frage „Wo fange ich bloß an?“
Es geht im Grunde darum irgendwie die Startenergie zu minimieren. Lies zum Thema Eieruhr auch diesen Artikel: Pomodoro-Methode: warum gerade 25 Minuten?
Projektmanagerin fokussieren: nicht im Denken verlieren
Wenn du gut planst, dich aber schnell verzettelst oder in Gedankenschleifen landest:
- Mach zuerst einen Braindump und strukturiere danach erst. Alles raus aus dem Kopf und dann ordnen. So muss dein Hirn nicht planen und erinnern gleichzeitig erledigen.
- Maximal ein Planungsblock am Tag. Planung braucht Energie (ist so). Lieber kurz und fokussiert, statt stundenlang im Gedankenchaos verheddern. Es muss gar nicht perfekt ausgearbeitet sein.
- Klare Zeitfenster setzen. 30 Minuten Monatsplanung und nicht „heute strukturiere ich mal alles richtig neu“
Die Projektmanagerin liebt die Kontrolle, aber wenn sie zu lange auf der Bühne ist blockiert sie die Arbeiterin komplett.
Product Ownerin zügeln: Strategiedenken dosieren
Es nützt ja nun mal nichts: bei Pinterest gibt es immer noch ein tolleres, hübscheres und besseres System und das ist auch gut so, mögen uns allen niemals die Ideen ausgehen. Aber im Alltag müssen wir nun mal auch die beiden anderen Rollen erfüllen und die Arbeiterin ist diejenige, die am meisten Zeit braucht.
- Gedanken parken: wenn dir beim Abarbeiten Ideen oder Strategien aufploppen, schreib sie kurz auf und fange nicht an, sie umzusetzen. Am Schönsten finde ich dafür die Idee, einen extra für die Rolle der Product Ownerin vorgesehenen Ort (eigenes Notizbuch zB) zu nutzen. Das kannst du dann zur Hand nehmen, wenn der Strategie-Slot dran ist.
- Fixe Strategie-Zeiten: wenn dein Gehirn weiß, dass es dafür einen Raum geben wird, an dem es groß denken darf, ist es im Alltag leichter den Fokus zu halten.
- „Nicht Jetzt“ Mantra. Eine einfache Formulierung. „Nicht jetzt. Am 10. um 10 Uhr.“ kann tatsächlich helfen, die Gedanken freundlich zu parken.
Rollenwechsel bewusst markieren
Es kann total helfen, Rollenwechsel mit einem äußeren Reiz zu verknüpfen. Wenn ich am Wochenende mal einen Großputz in der Wohnung veranstalte, ziehe ich eine Latzhose an. Das ist ein deutliches Signal. Mit der Latzhose setze ich mich nicht an den Rechner und plane den perfekten Wocheneinkauf durch. Damit stehe ich auf und arbeite einfach ab.
Andere Dinge als ein bestimmtes Kleidungsstück für eine Rolle können sein: ein Ritual wie eine bestimmte Teesorte aufkochen. Oder ein bestimmter Arbeitsplatz. Planung z.B. immer im Stehen? Oder einfach laut aussprechen, welche Rolle du gerade brauchst und einnehmen willst. Das klingt banal, aber es funktioniert erstaunlich gut.
Das Ziel ist das Umschalten spürbar zu machen, nicht nur zu denken. Das Gehirn braucht da klare Kontraste.
Noch ein Gedanke zum Schluss
Über Mental Load wird ja mittlerweile viel geschrieben. Für mich ist das Rollenmodell kein Ersatz für diese Diskussion, sondern eine Möglichkeit, das, was viele täglich erleben, verständlich zu machen. Die Rollen nehmen sich gegenseitig die Bühne weg. Ich muss was schaffen (die Küche aufräumen, die Rechnungen bezahlen) und gleichzeitig bin ich praktisch immer die Projektmanagerin (wann ist Elternabend, was muss ich vorbereiten, steht das schon im Kalender).
Aber da ist eben auch noch diese dritte Rolle der Product Ownerin, die Strategin. Die Systeme verbessern, Abläufe neu denken und alles optimieren will. Die braucht ja auch noch Raum. Den nimmt sie sich oft einfach. Mitten in den Alltag der anderen Rollen hinein.
Kein Wunder, dass sich Tage dann so anfühlen als hätte man „nichts geschafft“. Die sichtbare Arbeit der Arbeiterin wird weniger, einfach weil sie weniger Zeit hatte – aber ihre Arbeit sieht man eben zuerst.
Mein Fazit ist: du musst nicht alles gleichzeitig schaffen. Kannst du nämlich gar nicht. Es reicht, wenn jede Rolle ihre Zeit bekommt. Wenn du erkennst, wer das Steuer gerade in der Hand hat kannst du bewusst entscheiden statt dich treiben zu lassen. Das ist oft der erste Schritt, an dem etwas anfängt sich zu verändern.
Kostenlose Vorlage: Wochenplanung nach Rollen
Wochenplanung nach Rollen: Abarbeiten, Planen & Systemarbeit bewusst trennen | Wochenplan A4 PDF zum Ausdrucken | Gedankenparkplatz & Reflexion
Wochenplan A4 PDF zum Ausdrucken. Struktur für Abarbeiten, Planen & Systemarbeit mit Gedankenparkplatz und Wochenreflexion. Für mehr Klarheit & weniger Mental Load.
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