Hilfe, ich ghoste meine To Do-Liste! Was du dagegen tun kannst

Am Anfang fühlt es sich noch gut an. So strukturiert. Die To Do-Liste wächst, du notierst alles, hakst ab…

Aber irgendwann wird es zu viel. Und du hörst einfach auf, die Liste anzuschauen. Weil du völlig platt und überfordert bist, und vielleicht sogar ein wenig geschockt davon, was da alles draufsteht.

Willkommen im Club! Damit bist du nicht alleine, mir geht es jedenfalls genau so.

Wenn selbst die Liste zu viel wird

Ich liebe Listen.

Eigentlich.

Sie geben mir nicht nur das Gefühl, alles im Griff zu haben, sie helfen auch wirklich dabei, dass das so ist.

Ich schreibe alles auf: Dinge, die heute erledigt werden müssen. Sachen, die eher eine Idee sind. Alles, was irgendwann mal dran ist. Damit ich es aus dem Kopf habe.

Und hier sieht man schon: das kann ja nur viel zu viel werden, irgendwann.

Und wenn dann so eine Phase kommt, schaue ich nicht mehr hin. Wenn ich über Tage 12-14 Stunden unterwegs bin. Oder einfach mehrere Nächte schlecht schlafe. Oder was auch immer die Struktur verschlechtert. Dann ist diese Master-Liste unerträglich. Dann ist es nicht mehr „Wie schön, ich bin organisiert, da steht ja alles!“, dann ist es nur noch „Oh Gott, wie soll ich das bloß alles schaffen?“

Also fange ich an, die Liste zu ghosten.

Warum wir unsere To Do-Liste manchmal ghosten

Es gibt Aufgaben, die schreien einen quasi an. Mach einen Zahnarzttermin! Mach deine Steuererklärung! Überweis diese Rechnung!

Und dann gibt es Aufgaben (die eigentlich eher Projekte sind) wie „Vorratsschrank sortieren“. „Fotos vom Handy sichern und bestellen.“ Papierkram sortieren.

Manche Aufgaben will ich auch einfach nicht machen. Die sind unangenehm, nervig, schwer greifbar oder machen mir ein schlechtes Gewissen (Vielleicht sind sie nicht mal eine Aufgabe, sondern ein Projekt – und dann dürfen sie gar nicht auf die Liste! Lies mehr dazu hier: 5 Booster für deine To Do Liste). Also ignoriere ich die Liste an schlechten Tagen manchmal komplett. Das ist natürlich Quatsch. Aber es ist menschlich. Man kann nicht immer funktionieren.

Der Umblätter-Moment

Ich schreibe die meisten To Dos auf Papier – schön analog in einem Notizbuch. Da landet quasi erst mal alles. Ich schreibe das heutige Datum, checke Kalender & Co. und notiere alles, was heute dran ist. Aber auch Sachen, die im Laufe des Tages dazukommen (und eigentlich woanders besser aufgehoben wären oder terminiert werden müssten etc.).

Wenn die Seite voll ist, blättere ich um.

Und meine Regel ist: wenn ich eine neue Seite anfange, dann müssen alle noch offenen To Dos mit umziehen (oder dahin umziehen, wo sie eigentlich hin gehören). Also muss ich beim Beginn einer neuen Seite entscheiden, was mit den offenen Punkten passieren soll.

Das ist der Moment, in dem ich ausmiste, priorisiere und manchmal auch noch ganz schnell was abarbeite, damit ich es nicht neu aufschreiben muss. Das ist gerade für unwichtigere, kleine Aufgaben, die schnell gehen, die man aber gern vor sich herschiebt, praktisch.

Manche Aufgaben wandern auf eine Projektseite, auf die „Irgendwann mal“-Seite oder ich streiche sie einfach. Wenn ich bis jetzt nicht dazu gekommen bin und die Aufgabe nicht wirklich wichtig ist, dann mache ich sie eben nicht. Vielleicht schaffe ich es im Moment einfach nicht, den Vorratsschrank zu sotieren.

Das System wäre ja ganz gut so, wie es ist – aber dann kommen wir wieder zu dem Punkt, an dem ich die Liste ignoriere. Und da bringt mir auch das tollste System nichts. Dann vergesse ich Aufgaben und sie werden einfach nicht erledigt. Was also tun?

Die „das darf auf keinen Fall untergehen“-Liste

Es gibt Aufgaben, die dürfen einfach nicht hinten runterfallen. Auch dann nicht, wenn mir gerade alles zu viel ist und ich nicht auf meine Liste schauen will oder kann.

Sachen, bei denen wirklich die Hütte brennt, wenn man sie vergisst. Medikamente aus der Apotheke holen. Fristen einhalten. Verträge kündigen. Sowas eben.

Für solche Aufgaben habe ich ein zweites System. Eins, das mir Erinnerungen auf dem Handy senden kann. Solche Aufgaben schreibe ich als Aufgabe mit einem festen Tag in den Google-Kalender. Da kann ich es nicht übersehen.

Und zwar nicht nur deshalb nicht, weil mein Handy mich an diese Aufgabe erinnert, sondern auch, weil auf dieser Liste wirklich nur die Aufgaben sind, bei denen es knallt, wenn man sie vergisst.

Hier dürfen keine „Wohnzimmer umstellen“-Ideen stehen und keine „Webseite überarbeiten“-Projekte. Nur solche mit echter Kosequenz. Das führt dazu, dass ich diese Liste nicht ignorieren kann.

Wenn alles zu viel wird: Ghosting mit Rettungsleine

Manchmal geht es eben einfach nicht. Der Tag war zu viel, oder gleich die ganze Woche. Kopf ist leer, Energie ist bei null, die Liste ist zu lang und wird ignoriert. Ich lese nicht mal mehr drüber, um kurz zu filtern.

Manchmal braucht man einfach einen Moment Pause.

Und wenn du weißt, dass die wichtigsten Sachen dich trotzdem erreichen (in meinem Fall als Erinnerung auf dem Smartphone), dann reicht das auch aus. Dann darf der Rest auch mal kurz Pause machen.

Das Schöne daran ist ja: dadurch hast du den Kopf freier und er kann sich schneller wieder erholen: durch diese Kombi aus „Ich darf diese Pause mchen“ und „Die wichtigen Sachen gehen trotzdem nicht verschütt“.

Fazit: du musst nicht alles schaffen, lieber das Richtige erkennen

To Do-Listen sind schließlich kein Wettbewerb. Wer abends alles abgehakt hat, kriegt nicht das Fleißsternchen ins Heft geklebt. To Do-Listen sind ein Werkzeug. Und das muss man manchmal einfach liegen lassen. Oder neu sortieren. Oder auch mal Aufgaben streichen.

Wichtig ist nicht, dass du absolut alles machst, sondern dass du erkennst, was wirklich wichtig ist und das dann machst.

Und wenn du deine Liste auch ab und an ghostest, dann erlaube dir das ruhig, schaffe dir einen Rettungsanker für die wirklich wichtigen Sachen und komm dann wieder zur Liste zurück, wenn es wieder geht.

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