5 Booster für deine To Do-Liste: mehr schaffen, weniger Stress haben

Einfach alle Aufgaben aufschreiben und dann überall Haken setzen! To Do-Listen sind toll, oder? Wenn es denn so einfach wäre.

Aber auch, wenn es nicht ganz so simpel ist: eine To Do-Liste ist so ziemlich das einfachste, effizienteste und bekannteste Produktivitäts-Tool überhaupt. Und, wie ich finde, auch das Wichtigste. Aber es kommt auf die Form an.

Also, auch die simpelste To Do-Liste ist besser als gar keine Liste. Aber schon mit ein paar ganz einfachen Tipps wird sie um ein Vielfaches besser!

Und was bedeutet “besser”? Du hast mehr Zeit und mehr Energie. Und natürlich mehr erledigte Aufgaben.

In diesem Artikel schnacke ich über meine 5 Punkte zum Boosten deiner To Do-Liste(n).

Warum wir To Do-Listen brauchen

Haushalt, Arbeit, Kinder und/oder Haustiere, Selfcare, Arzttermine, Freunde, Familienfeiern, Weihnachten, … der Alltag erzeugt eine Aufgabe nach der anderen.

Mit allem einfach nur im Kopf zu jonglieren, ist dabei eine absolut schlechte Idee und wird auf Dauer auch nicht funktionieren.

Nur dazu führen, dass du dich permanent überlastet fühlst und das Gefühl hast, dich nie richtig entspannen zu können.

Irgendwas ist immer! Der Zeigarnik-Effekt

Entspannen geht nur, wenn man abends auf dem Sofa und beim Einschlafen nicht mehr lauter Aufgaben im Kopf herumhopsen hat.

Natürlich meint der Kopf das nicht böse, wenn er uns mit den ganzen unerledigten Aufgaben vom Schlafen abhält.

Aber er ist damit überfordert, sie alle zu speichern und dann erst genau im richtigen Moment auszuliefern – und sie für die restliche Zeit in einer Ecke abzulegen. So funktioniert das menschliche Gehirn einfach nicht.

Der Zeigarnik-Effekt bezeichnet folgendes Phänomen:

die Erinnerung an angefangene, aber unterbrochene (also unfertige) Aufgaben blockiert das Gedächtnis stärker als erledigte Aufgaben (logisch) – und auch stärker als noch nicht begonnene Aufgaben.

Zwei Beispiele aus dem Alltag. Was ist in deinem Kopf präsenter und hopst immer wieder aus dem Unterbewusstsein hervor, um dich daran zu erinnern?
Eine unbezahlte Rechnung aus einem Shop, in dem du zum ersten Mal etwas bestellt hast oder die Unordnung im Kühlschrank, die du aufräumen wolltest?

Die Rechnung hat eine deutlich höhere Chance, vergessen zu werden. Der Kühlschrank gehört zu den Dingen, die man die ganze Zeit vor Augen hat.

Genau genommen kann man alle Haushaltsaufgaben in diese Kategorie zählen, weil sie quasi immer den Status „angefangen, aber nicht abgeschlossen“ haben. Der Haushalt ist ja nie so wie die Rechnung einfach erledigt.

Genauso ist es mit anderen wiederkehrenden Aufgaben, ob bei der Arbeit oder Zuhause. Alles ist immer irgendwie da und doch nicht richtig greifbar, und das kostet Zeit und Energie. Und im Fall einer vergessenen Rechnung auch mal Geld.

Aufschreiben! Oder es existiert nicht

Dadurch, dass es uns immer wieder die unerledigten Dinge vor Augen führt, will unser Gedächtnis uns ja eigentlich helfen.

Aber so funktioniert unser Leben heute einfach nicht. Für die schiere Menge und auch Verschiedenartigkeit an Aufgaben, die im Laufe von z.B. einer Woche anfallen, ist es nicht ausgelegt, meiner Meinung nach.

Überlegen wir mal kurz: vor der Erfindung der Schrift war das Leben der Menschen viel stärker als heute auf unmittelbare Bedürfnisse und das Überleben ausgerichtet. Aufgaben, die die Menschen von damals sich merken mussten, unterschieden sich grundlegend von den Aufgaben, die du dir heute versuchst zu merken: die Anzahl der Variablen ist unglaublich gewachsen.

Damals fand alles in kleinen Gruppen statt, innerhalb von Naturzyklen, an die man sich anpasste und die den Rahmen vorgaben. Heute gibt es diesen Rahmen nicht mehr in dem Sinne. Heute bist du in komplexe und viel größere Systeme eingebunden, alles ist abstrakter und du planst viel mehr und viel langfristiger.

Mehr Dinge, mehr Menschen, mehr Rollen, mehr Technik, mehr Arbeit. Und weniger Unterstützung. Seit ich mit Kindern in einer WG lebe, bekomme ich langsam eine Ahnung davon, an welchen Stellen es früher vielleicht wirklich besser war.

Der Schokoladenhaken

Grundsätzlich habe ich Aufgabenlisten schon immer superpraktisch gefunden. Ich bin sogar so drauf, dass ich Aufgaben, die ich schon vorm Aufschreiben erledigt habe, extra nochmal auf die Liste schreibe, um den Haken setzen zu können. Der Haken ist wie ein kleines Stück Schokolade, eine Mini-Belohnung, und damit auch eine Motivation, Aufgaben zu erledigen.

Bei netten kleinen Listen mit 3-5 Aufgaben darauf funktioniert das auch noch sehr gut – wenn es auch wirklich Aufgaben sind und keine Projekte.

Das ist der erste wichtige Punkt bei der Frage, warum die To Do-Liste unerledigt bleibt.

Ich meine… guck mal. So sieht die Liste aus, wenn ich einfach drauflos schreibe:

Besser, als wenn das alles im Kopf rumschwirrt, ist es – aber damit hört es auch schon auf.Oder kannst du auf diese Liste einen schnellen Blick werfen und sofort wissen, was du als Nächstes tun musst?

Also, ich nicht.

Darum fangen wir jetzt mit den 5 Boostern an!

Die 5 wichtigsten Booster für deine To Do-Liste

Und hier geht es jetzt um die 5 Punkte, die jede To Do-Liste um ein Vielfaches verbessern – je mehr davon berücksichtigt sind, umso besser.

1. Runter mit den Projekten!

Ist es wirklich eine Aufgabe? Oder ist es ein Projekt?

Ein Beispiel:

[ ] Handtücher wechseln
[ ] Kindergeburtstag planen
[ ] Müll rausbringen

Siehst du hier drei Aufgaben?

Ich nicht. Ich sehe da zwei Aufgaben und ein Projekt.

Und ein Projekt gehört nicht auf die To Do-Liste. Die Aufgaben eines Projekts sehr wohl, aber die muss man meistens zeitversetzt erledigen. Und vielleicht sind sie auch noch voneinander abhängig, man muss auf irgendwas warten…

Um beim Beispiel zu bleiben, ist hier eine Projekt-To Do-Liste „Kindergeburtstag planen“:

[ ] Geschenk besorgen
[ ] Geschenk einpacken
[ ] Gäste einladen
[ ] Geschenkideen an Gäste schicken
[ ] Tagesablauf festlegen
[ ] Essen für Gäste planen
[ ] einkaufen
[ ] Termin buchen

Dieses als unscheinbare kleine To Do getarnte Zeilchen namens „Kindergeburtstag planen“ macht “plopp” und faltet sich plötzlich auf und spuckt dabei ganz viele andere Aufgaben aus.

Ab wann ist es denn ein Projekt?

Wann ist es keine Aufgabe mehr, sondern ein Projekt? Wenn es länger als 5 Minuten dauert? Oder 10? Eine Stunde? Wenn es sich in mindestens 3 weitere Aufgaben unterteilen lässt?

Tatsächlich gibt es da kein allgemeingültiges Rezept – aber eine Tendenz und ein persönliches Rezept für dich selbst.

Im Wesentlichen kommt es darauf an, wann es sich für dich nach einem Projekt anfühlt – das ist in dem Moment der Fall, wo du nicht sofort überblicken kannst, was du bei dieser Aufgabe eigentlich genau alles wann tun sollst. Müll rausbringen ist klar – dass ich den aus dem Eimer nehmen, die Tüte zuknoten und dann damit zum Mülleimer laufen sowie anschließend eine frische Mülltüte in den Eimer tun muss, brauche ich nicht extra aufzuschreiben und in kleinere Schritte zu unterteilen. Vielleicht gibt es genauso auch Leute, denen bei „Kindergeburtstag planen“ sofort klar ist, was sie alles wann machen müssen und gar nicht weiter darüber nachdenken.

Eine aufgeschriebene Aufgabe soll deine Ressourcen schonen. Du sollst sie lesen und sofort handeln können – und nicht erst groß grübeln müssen.

Eine kleine Checkliste, wann es vermutlich ein Projekt ist und keine Aufgabe. Arbeite ein bisschen damit und lege für dich selbst fest, wann das Projekt-Kriterium für dich erfüllt ist.

• Die Aufgabe und ihr Umfeld sind komplett neu
• Die Aufgabe ist komplex
• Die Aufgabe dauert länger als etwa 10-20 Minuten
• Mehrere Personen müssen an der Aufgabe mitarbeiten oder sind beteiligt
• Mehrere Orte oder generell mehr von etwas (Orten, Geräten) sind davon betroffen
• dir fallen mindestens 5 Unteraufgaben dazu ein

Wohin mit den Projekt-Aufgaben?

Schmeiß das Projekt als “Aufgabe” runter von deiner To Do-Liste.

Dann legst du eine spezielle Projekt-To Do-Liste an, auf der du erst einmal alle Aufgaben und Schritte notierst, die dir dazu einfallen.

Wenn du dann deine tägliche To Do-Liste schreibst, konsultierst du deine Projekt-To Do-Listen und findest heraus, welche Aufgaben davon heute dran sind. Und dann schreibst du nur diese einzelnen konkreten Aufgaben erneut auf.

Das ist ein wenig mehr Schreibarbeit, aber die Zeit sparst du sowieso wieder ein, weil du nicht mehr lange überlegen musst.

2. Braindump-Liste oder echtes Hilfsmittel? Priorisieren!

Auch wenn es richtig ist, dass „einfach alles aufschreiben“ besser ist, als sich gar nichts zu notieren und ständig mit den Aufgaben im Kopf zu jonglieren – es geht noch wesentlich besser.

Wenn du alles einfach runterschreibst, ist die Liste unsortiert. Dir fällt vielleicht die unwichtigste Aufgabe des Tages zuerst ein und die wichtigste erst am Abend – so sind wir nun mal. Wenn du dann am nächsten Tag auf deine Liste schaust, siehst du zuerst die Aufgaben, die ganz oben stehen – aber sind das wirklich die, die du jetzt als erstes erledigen solltest? Da du das nicht genau weißt, liest du dir die ganze Liste durch – immer und immer wieder, jedesmal, wenn du sie konsultierst.

Das ist nicht nur Zeit, die für das Lesen draufgeht – sondern dein Kopf beschäftigt sich auch jedesmal wieder mit allen Aufgaben. Wenn auch nur kurz.

Das ändert sich sofort, wenn du die Liste priorisierst. Es reicht hierbei schon völlig, wenn du einen Textmarker nimmst und die wichtigsten Sachen markierst und/oder mit Bleistift kleine Nummern daneben schreibst – 1 für die Aufgabe, die zuerst erledigt werden muss, 2 für die danach usw.

(Eine richtige chaotische Braindump-Liste erfüllt einen anderen Zweck – dazu kannst du hier mehr lesen: Braindump Methode – damit die To Do-Liste nicht in deinem Kopf weiterrattert)

Es gibt viele tolle und auch gleichzeitig simple Methoden, eine To Do-Liste zu priorisieren. Hier sind meine drei liebsten:

Eisenhower-Matrix

Hier hat deine Liste 4 Bereiche und 2 Achsen: nach oben wird es immer wichtiger, nach rechts immer dringender. Es gibt also ein Feld „wichtig & dringend“ (A), „wichtig & nicht dringend“ (C), „dringend & nicht wichtig“ (B) und „nicht wichtig & nicht dringend“ (D). Die Reihenfolge, in der du Aufgaben abarbeitest, ist hier demnach A, B, C – und die Aufgaben, die du bei D hinschreibst, lässt du einfach weg (es sei denn, du hast noch Zeit & Lust – oder jemand anderes will sie machen).

Hier die Liste von oben, als EM-To Do-Liste. Jetzt weiß ich sofort, wo ich hinschauen muss, um die nächste Aufgabe zu finden: in dem Bereich oben rechts, „wichtig & dringend“. Das werde ich auf jeden Fall zuerst machen.

Die Ivy-Lee-Methode

Wenn du diese Methode nutzt, hat deine Liste für jeden Tag nur 6 freie Aufgabenslots. Mehr nicht. Hier musst du also automatisch priorisieren und festlegen, welche 6 Aufgaben heute wichtig sind und in welcher Reihenfolge – und sie dann nur noch abarbeiten.

Das Spannende an der Methode finde ich, dass man, wenn man sie eine Weile konsequent durchzieht, tatsächlich mehr zu schaffen scheint, als mit einer volleren Liste – bei der dann meistens eben abends Häkchen fehlen, Aufgaben also unerledigt bleiben. Und das schlechte Gewissen abends mit auf die Couch kommt.

Mit dieser Methode erledigst du vielleicht an einem Tag weniger Aufgaben, aber immer die wirklich wichtigen, die dich voranbringen und dir dabei helfen, dich produktiv zu fühlen (und es auch zu sein).

Für die Ivy-Lee-Methode findest du hier auch eine kostenlose Vorlage zum Ausdrucken:

To Do-Challenge

Lästige Aufgaben spielerischer zu gestalten ist meistens ein Produktivitäts-Boost. Dazu gibt es viele Möglichkeiten – als Liste nutze ich eine mit der Vergabe von Punkten. Je wichtiger die Aufgabe, desto höher ist die Punktzahl, die ich kriege, wenn ich den Haken setze.

Eine kostenlose Vorlage gibt es hier – die funktioniert noch besser, wenn man sie mit anderen zusammen nutzt. Wer hat abends die meisten Punkte geschafft?

3. Du brauchst Routinen – wenigstens 2

Damit sind wir auch schon bei Punkt 3: den Routinen. Wenigstens diese beiden sind wichtig:

Routine 1 – Braindump

Habe ich oben nicht gerade gesagt, dass so eine reine Braindump-Liste doof ist? Stimmt – aber der Vorgang an sich ist wichtig. Und zwar am Abend. Damit du zur Ruhe kommen kannst und den Kopf frei hast. Du bist müde, vielleicht auch erschöpft, wirst heute abend nichts mehr tun – und trotzdem nichts vergessen. Also schreibst du einfach alles auf, was dir im Kopf herumschwirrt und entspannst dich anschließend. Bis zur…

Routine 2 – Priorisierung

Am Morgen, ich mache das immer gern beim ersten Kaffee, nimmst du deinen Braindump vom Abend in die Hand und sortierst. Wahrscheinlich haben sich sogar ein paar Projekte auf dem Zettel eingefunden. Für die legst du nun eine Projekt-Liste an und anschließend kommen alle Aufgaben schön der priorisierten Reihe nach auf deine tägliche Liste, mit der du dann tatsächlich arbeitest. (Das tust du nämlich nicht mit dem müden Chaos-Zettel vom Vorabend.) Und Abends schmeißt du dann wieder alles aus deinem Kopf auf die nächste Braindump-Liste (und wenn es nur ein kleiner Notizzettel ist).

4. Schränke dich ein! Zeitmanagement

Du solltest dich einschränken. Und zwar zeitlich. Damit du nicht den ganzen Tag Aufgaben vor dir herschiebst und das Gefühl los wirst, dass sie einfach nie enden, solltest du die Zeit für die Arbeit an deinen Aufgaben begrenzen.

Das Parkinsonsche Gesetz

Wenn du noch nicht davon gehört hast, dann kennst du dieses Gesetz ganz sicher aus deinem eigenen Alltag:

Die Arbeit (an einer Aufgabe) dehnt sich in dem Maße aus, wie dafür Zeit zur Verfügung steht.

Oder nochmal anders formuliert: Deine Aufgaben ziehen sich so lange hin, wie du sie lässt, bis sie die ganze zur Verfügung stehende Zeit ausgefüllt haben.

Dagegen gibt es zum Glück Hilfsmittel, damit auch irgendwann mal Feierabend und Akkus wieder aufladen dran ist!

Mit Tomaten: die Pomodoro-Methode

Wenn ich mir nur ein Tool bzw. nur eine Methode aussuchen dürfte, um mit meinem ganzen Krams fertig zu werden, dann wäre es die Pomodoro-Technik. Du brauchst nur irgendeine Uhr, die dir nach 25 Minuten Bescheid sagen kann – erfunden wurde die Methode von Francesco Cirillo und der hatte anscheinend eine in Tomatenform, daher der Name.

Hierbei stellst du dir diese Uhr auf 25 Minuten und arbeitest so lange ohne dich ablenken zu lassen an deiner Liste. Wenn man „gezwungen“ ist, sich darauf zu konzentrieren, schafft man meistens viel mehr in kürzerer Zeit.

Der Herr Cirillo hatte sich das Ganze so gedacht, dass man 4x 25 Minuten am Stück arbeitet mit jeweils 5 Minuten Pause dazwischen, und nach diesen 4 Einheiten eine größere Pause von 15 Minuten macht. Das funktioniert für mich nur teilweise, da ich die Methode auch z.B. für den Haushalt anwende, dann später am Tag vielleicht für einen Blogpost wie diesen etc., ich mache die Einheiten also nicht hintereinander weg. Das funktioniert eher bei einem klassischen Arbeitstag – und bei meinem Hauptjob wende ich sie dann auch in der Form an.

Müssen es wirklich immer genau 25 Minuten sein – oder gehen auch z.B. 15 Minuten? Lies hier: Pomodoro-Methode: warum gerade 25 Minuten?

Mit mehr Zeit: 52/17-Methode

Wem die einzelnen Pomodoros zu kurz sind, für den ist vielleicht diese Methode einen Versuch wert. Sie stammt aus einer Studie, die das optimale Verhältnis zwischen Arbeit und Pause ermittelt hat, und das ist angeblich 52 Minuten Arbeit, gefolgt von 17 Minuten Pause. Für mich selbst ist das viel zu lang, ich mache lieber die kurzen Pausen und die kurzen Arbeitseinheiten – aber das ist individuell. Für jemand anderen mag diese Variante viel besser funktionieren.

Mit Termin: Time-Boxing oder -Blocking

Ein fancy englischer Begriff für eine simple Sache: für alles, was heute erledigt werden muss (oder morgen, oder…) blockierst du einen Termin im Kalender. Das funktioniert natürlich am besten in digitalen Kalendern. In Zeiten, wo besonders viel zu tun ist, nutze ich diese Methode auch – und habe dafür im Google-Kalender einen zusätzlichen Kalender angelegt, damit ich den bei Bedarf ausblenden kann und keine „eigentlichen“ Termine übersehe.

Das lässt sich auch gut mit der Pomodoro-Methode kombinieren: wenn man sich für ein bestimmtes To Do (und sei es die Grundreinigung des Kühlschranks) 30 Minuten für Donnerstagnachmittag einträgt, hat man genau 25 Minuten dafür und anschließend 5 Minuten für den Kaffee auf dem Sofa.

5. Deine To Do-Liste braucht ein Zuhause

Die To Do-Liste braucht einen festen Platz, an dem sie zuhause ist. Das gilt umso mehr, wenn projektbezogene Listen dazukommen, es also mehr als eine gibt. Und das gilt auch, wenn die Listen digital geführt werden.

Die Suche nach dem Schokoeis dauert nicht lange

Meistens kaufe ich gleich einen großen Pott Eis, am liebsten irgendwas mit Keksstückchen. 

Das Eis muss ich nicht suchen. 

Bei einer Packung Kekse wird es schon schwieriger. Wir haben zwar ein Fach für Süßkram in der Küche. Aber alles, was da reingetan wird, berührt kaum den Boden. Während es noch knapp darüber schwebt, schnappt es sich schon jemand und ißt etwas davon. 

Wo ist der Unterschied? Klar – die Kekse kann man überall rumliegen lassen, trotzdem schmelzen sie nicht. 

Das Schokoeis möchte man nicht mehr essen, wenn es eine Weile auf dem Küchentisch stand. Und weil man das weiß und weil man Schokoeis mag (oder irgend etwas anderes aus der Tiefkühltruhe oder dem Kühlschrank), stellt man es zurück. Das vergisst man wirklich selten, weil man weiß, was die Konsequenzen sind und das Gehirn Schokoeis (in meinem Fall) als wichtig genug einstuft, dass ich daran denke, es zurück zu stellen.

Eine To Do-Liste muss nicht ins Eisfach…

Aber stell dir vor, es wäre so! 

Stell dir vor, der Platz, an den die Liste gehört, ist ein Tiefkühlfach (natürlich nicht wirklich – es geht nur um die Analogie) und die Buchstaben auf der Liste schmelzen und sind nicht mehr lesbar, wenn du sie nicht so schnell wie möglich dahin zurück legst.

Deine To Do Liste ist sowieso viel wichtiger als Schokoeis. Sie sorgt dafür, dass du Zeit hast, um in Ruhe dein Schokoeis zu essen (und überhaupt daran zu denken, es zu kaufen). Das muss deinem Unterbewusstsein klar werden. 

Selbst wenn du sie auf kleine gelbe Klebezettelchen schreibst – die brauchen einen festen Platz, an dem die Buchstaben nicht schmelzen. 

Zusammenfassung

Hier sind noch einmal alle 5 Booster aufgelistet:

Deine To Do-Liste funktioniert am besten,

• wenn sie nur Aufgaben enthält und keine Projekte,
• wenn diese Aufgaben priorisiert werden,
• du eine Routine zum Pflegen der Liste hast,
• das Zeitfenster zum Erledigen der Aufgaben beschränkst
• und die Liste einen festen Platz hat.

Ressourcen

Alle Sortierchen-Vorlagen zum Thema To Do-Liste zum Ausdrucken findest du hier:

PDF-Vorlagen für To Do-Listen

Bildquellen

Bild von freepik (Titelbild des Beitrags)